Las iniciativas de crowdsourcing y de innovación abierta son vitales porque reúnen a un gran número de interesados para compartir ideas sobre problemas y oportunidades complejas. Gran parte de la atención se centra en la participación de la multitud, pero para decidir qué ideas se arriesgan es necesario disponer de datos sobre los impactos y los costes probables.
Traducido y adaptado del original "Calculating the ROI of an Idea: Ideas That Saved Time", por Rico Oyola en el blog de Innovation Management
Uno de los principales temas de gestión de la innovación con los que me encuentro es la evaluación del retorno de la inversión (ROI) de una idea. En mi práctica, varios clientes evalúan sus ideas basándose en métricas cuantificables que ayudan a sus equipos de innovación a medir los costes y el valor real o el impacto de sus soluciones. En este artículo ofreceré una visión general sobre cómo calcular el ROI de una idea, centrándome en una idea que ahorre tiempo a los empleados en la realización de una tarea (una de las soluciones más comunes sugeridas en las campañas de innovación abierta a los empleados). Este cálculo puede ser un proceso tanto sencillo como exhaustivo, en función de la complejidad de la solución prevista en el proyecto. Lo importante es que el cálculo del ROI de una idea tenga sentido para su empresa y sus dirigentes, y que sea un proceso que pueda aplicarse de forma coherente a una variedad de ideas y decisiones de innovación prometedoras.
INTRODUCCIÓN AL ROI
Calcular el ROI ("Return On Investment", "Retorno de la Inversión" en español, N. del T.) puede servir como un valioso ejercicio para entender si una de las ideas de su campaña de innovación abierta debe desarrollarse en un proyecto y si un proyecto debe desarrollarse en un producto mínimo viable, un servicio o un programa nacional.
El ROI es su beneficio neto dividido por el coste de esa inversión. Simplemente encuentre los ingresos esperados por la implementación de la idea y reste el coste esperado para desarrollarla. Divida esta cifra por el mismo coste previsto para desarrollar su idea.
Para obtener los datos financieros para este cálculo, lo mejor es que una campaña de innovación incorpore algunas preguntas que capten las implicaciones financieras de la idea y que los expertos en la materia (PYMES) revisen los números a medida que la idea evoluciona. Es probable que su campaña de innovación abierta genere una amplia gama de ideas valiosas, por lo que será importante pensar en la creación de nuevo valor de forma general.
Para guiarnos en el cálculo del ROI, utilizo la guía de Ray Sheen y Amy Gall "Guide to Building Your Business Case", publicada en la Harvard Business Review. Se trata de una lectura concisa con una amplia orientación financiera. Sheen y Gall sugieren describir el "beneficio" como "utilidad" para evaluar el impacto positivo, ya que muchas ideas no serán fácilmente cuantificables desde el punto de vista financiero en la fase inicial del embudo de la campaña de innovación. En adelante, utilizaremos "Beneficio estimado", como sustituto de "Beneficio" y "Coste estimado", como sustituto de todos los posibles costes que conlleva el desarrollo de la idea.
El Beneficio Estimado de su idea describe todas las formas en las que añade un nuevo valor al asunto en cuestión, como nuevos ingresos a través de las ventas, ahorro de productividad y beneficios intangibles como la mejora de la moral o la creación de una cultura creativa.
El Coste Estimado de su idea describe todos los costes asociados al desarrollo y la aplicación de su idea. Puede incluir los gastos de capital, los gastos únicos del proyecto y los costes operativos previstos. Las ideas que afecten a comunidades externas probablemente incurrirán en algunos costes.
En una campaña de innovación abierta, pedimos a quien presenta la idea, o al equipo, que dé su mejor estimación del valor y los costes de desarrollo de su idea. Por lo tanto, vamos a ajustar la fórmula para describir el beneficio estimado, o potencial, y el coste estimado de desarrollar la idea en un proyecto o prototipo completo:
DISEÑE SU CAMPAÑA DE INNOVACIÓN ABIERTA PARA RECOPILAR DATOS FINANCIEROS
Ahora revisemos algunos componentes típicos de su flujo de trabajo de innovación abierta. Para empezar, su flujo de trabajo comenzará con una llamada a la acción, o declaración del problema, que pide a la gente que envíe una idea que detalle o aborde su intención de innovación. La idea puede describir muy bien un problema, aludiendo a los costes operativos, que si se aborda, podría ahorrar dinero a la empresa, o el remitente de la idea puede describir un nuevo programa que está diseñado para mejorar la salud de una comunidad.
Para poder hacer un cálculo del retorno de la inversión, tendrá que recopilar información del remitente de la idea, o de su equipo, que ayude a cuantificar el beneficio y el coste estimados de la idea. Esto significa que tendrá que incorporar sub-preguntas que pregunten sobre los beneficios potenciales y los costes potenciales de desarrollar la idea.
Si al presentar la idea no se le pide que describa el impacto financiero, social o medioambiental cuantificable de la misma, su equipo tendrá que incorporar etapas adicionales dentro de su flujo de trabajo para reunir dicha información financiera cuantificable de la ROI. Además, no todas las ideas presentadas describirán un beneficio de forma fácilmente cuantificable, por lo que es importante que estas subpreguntas sean opcionales para quienes presenten la idea, de modo que se siga captando la esencia de la misma. El poder de la innovación abierta es que la multitud y sus expertos en la materia pueden ayudar a pensar en los componentes de una idea. A continuación se muestra cómo visualizo las etapas de una campaña de innovación abierta y dónde se pueden hacer preguntas financieras cuantificables:
He aquí algunos ejemplos de preguntas sobre los beneficios y los costes estimados:
- ¿A quién afecta positivamente esta idea? Esta pregunta nos dirá si hay trabajadores de primera línea, ingenieros, vendedores, vendedores, líderes o miembros de la comunidad que pueden beneficiarse de esta idea. Esta respuesta puede ser en forma de nuevos ingresos, ahorro de costes o mejora de la moral.
- Si se pone en práctica, ¿cuánto tiempo cree que esta idea le ahorrará a usted o a otros cada día? Además del beneficio general de la idea, esta pregunta empuja a la persona que la presenta a pensar en el tiempo que se ahorra al realizar una tarea o un proceso concreto.
- ¿Esta idea puede desarrollarse e implantarse con las tecnologías, flujos de trabajo y ventajas existentes en la empresa o requerirá una nueva tecnología, flujo de trabajo o personal para gestionarla? Esta pregunta informa al equipo del proyecto de si se trata de algo que la organización puede gestionar de inmediato o requerirá más tiempo para adquirirlo o desarrollarlo internamente.
Estas preguntas se refieren a partes del beneficio y los costes totales estimados y suelen ser más fáciles de responder que si se pregunta por el beneficio y el coste totales estimados de una idea. El objetivo final al calcular el retorno de la inversión de cualquier idea es obtener el beneficio total estimado (es decir, 1.000.000 de dólares ahorrados) y el coste total estimado (es decir, 100.000 dólares incluyendo el desarrollo y la formación).
Si se selecciona una idea, querrá repetir este cálculo para los beneficios totales reales y los costes totales reales de desarrollo y gestión de la solución unos meses o años después. Dependiendo del tipo de solución, su equipo puede necesitar diseñar cálculos más complejos del ROI, como el análisis de equilibrio y el valor actual neto. Consulte la Guía de HBR para construir su caso de negocio para obtener dicha orientación
UNA IDEA QUE AHORRA TIEMPO
Para hacer este tema más tangible, calculemos el beneficio estimado de una solución hipotética para ahorrar tiempo a una empresa en un proceso. Tomemos como ejemplo la sala de recepción de un hospital. A su llegada, un nuevo paciente puede tener que rellenar varias páginas de papeleo del historial médico que suele estar en un portapapeles. Después, un recepcionista puede ser el responsable de crear un nuevo perfil de usuario en la base de datos del hospital, introduciendo manualmente la documentación del paciente en un formulario digital. La creación de este nuevo perfil de usuario puede llevar un total de 30 minutos.
En nuestro ejemplo de campaña de innovación abierta, un empleado se enteró de una nueva aplicación que utiliza otro hospital, llamada FastForm, que es una aplicación de Microsoft y Apple que se sincroniza con la base de datos de pacientes del hospital. El empleado presenta una idea para utilizar la aplicación FastForm para la admisión de nuevos pacientes en el hospital, aludiendo a su ahorro de tiempo.
Si la idea de este empleado se llevara a cabo, en lugar de que el paciente rellenara el formulario en papel, el paciente rellenaría un formulario digital que le llevaría el mismo tiempo, unos 10 minutos; sin embargo, los datos ahora se sincronizarán automáticamente con la aplicación FastForm del escritorio del ordenador. Esto crea un perfil de paciente compartible y elimina la necesidad de que el administrador introduzca los datos del paciente directamente en la base de datos, lo que puede llevar hasta 20 minutos.
CUANTIFICAR EL AHORRO DE TIEMPO DE UNA IDEA EN BENEFICIO FINANCIERO
Para calcular el tiempo que se ha ahorrado con esta idea, supongamos que el autor de la idea no ha calculado el beneficio total ni el coste total de la aplicación de su idea. Tendremos que calcular el coste de realizar la tarea actual y cuál podría ser el coste de la nueva solución del presentador de la idea.
¿Cuánto tiempo lleva la gestión real de la tarea?
Para responder a esto, se puede preguntar: "¿Quién en la organización suele ser responsable de realizar dicha tarea?" Supongamos que un recepcionista se encarga de crear los nuevos perfiles cada día. El siguiente paso es calcular cuántos perfiles de pacientes nuevos introduce el recepcionista en el sistema del hospital al día. Nos han dicho que un recepcionista introduce manualmente, por término medio, 10 perfiles de pacientes nuevos al día y que tarda unos 20 minutos en crear cada perfil manualmente. Es decir, 200 minutos al día para introducir 10 nuevos perfiles de pacientes.
¿Cuánto cuesta actualmente esta tarea a la organización por año?
Convirtamos nuestras cifras en algunos números financieros. Los 200 minutos diarios son 3,33 horas al día para introducir nuevos perfiles. El salario de la recepcionista es de 15 dólares por hora, así que para simplificar las cosas calculamos el salario de 15 dólares multiplicado por 3,33 horas para llegar a unos 50 dólares como coste de crear e introducir un día de nuevos perfiles de pacientes.
El recepcionista trabaja una media de 261 días al año; por tanto, 261 días multiplicados por 50,00 dólares al día es un coste de 13.050 dólares al año para crear nuevos perfiles de pacientes en un hospital.
En otras palabras, un recepcionista que crea una media de 2.610 nuevos perfiles de usuario (261 x 10 perfiles al día) le cuesta al hospital 13.050 dólares al año.
¿Cuál es el beneficio estimado de la solución propuesta?
Para responder a esto, primero hay que preguntarse: "¿cuál es el nuevo tiempo que se tardará en gestionar una tarea con la solución propuesta?" Para empezar, empieza a organizar todos los números que se te ocurran. El primer coste es la compra de un nuevo iPad y la aplicación iOS, que supone 300 dólares por cada recepcionista que utilice la nueva solución. Para simplificar, no incluiremos la configuración del software ni los costes de formación; sin embargo, es importante tenerlos en cuenta.
Una vez que el iPad y su aplicación FastForm estén en funcionamiento, un nuevo paciente seguirá tardando 10 minutos en crear un perfil de paciente utilizando el iPad; sin embargo, el trabajo de la recepcionista de tomar los formularios en papel e introducirlos en la base de datos se elimina porque la aplicación de software ya sincroniza los datos automáticamente. Ahora se ahorran 200 minutos al día y, gracias a nuestro cálculo anterior, podemos presentar 13.050 dólares al año de beneficio estimado para una recepcionista que implante la solución de iPad y aplicación. Más adelante podrá decidir cuál es la mejor manera de incorporar el valor y el tiempo ahorrado por el cliente en el futuro.
CÁLCULO DEL ROI DE LA IDEA QUE SE HA PROPUESTO
La idea consiste en comprar un nuevo iPad y la aplicación iOS que se sincroniza con el software de escritorio que hay ahora mismo.
Se ahorran 13.050 dólares, que es el beneficio inicial estimado.
300,00 dólares es el coste estimado de la compra de un iPad con la aplicación FastForm.
Ahora podemos ajustar estas cifras al número total de recepcionistas que se espera que se vean afectadas, a su tarifa horaria media (o mediana) y a la cantidad de iPads necesarios en todo el hospital. Por ejemplo, si veinte recepcionistas empiezan a utilizar el nuevo iPad, nos encontramos con un ahorro de 261.000 dólares al año. ¡Eso es más de un cuarto de millón de dólares!
RESUMEN
Este es un simple cálculo de tiempo y dinero ahorrado; sin embargo, los 13.050 dólares de beneficio estimado tendrán que ser considerados frente a otros beneficios como lo que los administradores y los pacientes pueden estar haciendo con el tiempo extra ahorrado en la sala de espera y en otros lugares.
Otra consideración adicional puede ser las horas de formación de los recepcionistas cada año o las reparaciones del iPad. A estas alturas deberías ver que hay múltiples formas de calcular los beneficios y los costes de una solución.
Una idea con un ROI positivo tendrá que ser comparada con otros factores e ideas por los costes desconocidos de la gestión del proyecto, los riesgos legales y los profesionales de la empresa antes de ser seleccionada.
En conclusión, al diseñar un reto de innovación abierta, tómese el tiempo necesario para pensar cómo y cuándo preguntar sobre las implicaciones financieras de las ideas presentadas. El objetivo es recopilar detalles financieros importantes sin obstaculizar la ideación del público. Pensar en cómo extraer los detalles financieros de una idea puede suponer un poco de trabajo, pero en última instancia le ayudará a comunicar el verdadero valor financiero de su campaña de innovación y le ayudará a tomar el tipo de decisiones de innovación que sostendrán a su organización en el futuro.
AUTOR
Rico Oyola es el Director de Servicios de IdeaScale. En IdeaScale, desarrolla programas de innovación abierta para empresas, gobiernos y organizaciones sin ánimo de lucro. La experiencia de Rico en la promoción de una Internet móvil responsable, las redes sociales basadas en la localización, las políticas públicas progresistas, la justicia social y la responsabilidad corporativa informan su práctica de innovación. Por favor, póngase en contacto con una nota si desea discutir su programa de innovación.
IMAGEN: la del artículo original, por Liza Summer
