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Estás teletrabajando: ¿de verdad necesitas más reuniones?

Con el repentino cambio al trabajo remoto para muchos en todo el país y en el mundo, la pregunta natural es si es necesario aumentar las reuniones para compensar la falta de encuentros no planificados o espontáneos que suelen producirse en la oficina.

 

Traducido y adaptado del original «You’re Working Remotely. Do You Need More Meetings?«, publicado en el blog de Zarvana.com

 

Antes de hacerlo, ten en cuenta la enorme cantidad de tiempo que ya dedicas a las reuniones. Según el proveedor de software Atlassian, las reuniones ya consumen 3,1 horas al día. En el caso de los directivos y líderes, es incluso más, ya que ocupan alrededor del 60 por ciento de su tiempo cada día. Dependiendo del estudio, entre una sexta parte y la mitad de este tiempo tiene lugar en reuniones no programadas.

Para empeorar las cosas, la encuesta de Atlassian citada anteriormente descubrió que la gente califica la mitad de las reuniones como improductivas. Por lo tanto, aunque tu instinto de añadir reuniones para llenar el vacío que dejan las reuniones en la oficina tiene sentido, este período temporal de trabajo remoto podría ofrecer una oportunidad única para reducir el tiempo dedicado a las reuniones.

Tal vez también hayas reconocido esta oportunidad, pero te preocupa que, sin más reuniones,tú o los miembros de tu equipo caigan en el aislamiento e incluso en una leve depresión. Tus preocupaciones son válidas. Un amplio conjunto de investigaciones muestra que los trabajadores remotos luchan contra el aislamiento hasta el punto de que algunos han optado por volver a sus oficinas a pesar de disfrutar de una mayor productividad y satisfacción con sus trabajos mientras están en casa. En un próximo artículo hablaremos de cómo combatir el aislamiento social mientras se trabaja a distancia. Hasta entonces, es probable que estés de acuerdo en que añadir reuniones a tu calendario de forma arbitraria no es la mejor manera de afrontar este complejo reto.

 

PRINCIPIOS PARA DECIDIR CUÁNDO TENER REUNIONES DURANTE EL TELETRABAJO

Para dimensionar correctamente el tiempo que pasas en las reuniones, es útil empezar haciéndote estas tres preguntas sobre una posible reunión:

¿La reunión implicará a más de 10 personas?
Si la respuesta es «sí», deberías considerar otro modo de comunicación o programar un periodo de tiempo más largo para la reunión. Tal y como descubrió Google en su investigación sobre lo que hace que los equipos tengan éxito, es conveniente que todos los participantes en una reunión hablen durante aproximadamente el mismo tiempo. A no ser que la reunión sea muy larga, esto es casi imposible con más de 10 personas.

¿La reunión implicará más debates o presentaciones?
Hubo un tiempo -hace mucho tiempo- en el que la presentación de la información tenía que hacerse en persona y en tiempo real, pero hoy en día eso es en gran medida una pérdida de tiempo para la gente. De la misma manera que la educación ha experimentado con el aula inversa, en la que los estudiantes ven las conferencias y presentaciones en casa y luego las discuten durante la clase, las reuniones deberían centrarse en el debate. Ese es el objetivo de reunir a todo el mundo al mismo tiempo: hablar de tú a tú. Si no esperas que haya mucho debate, considera un modo de comunicación alternativo.

¿El contenido compartido en la reunión será muy complejo?
Es difícil seguir una cadena de correos electrónicos larga y enrevesada. La complejidad puede ser difícil de entender en la comunicación escrita, sobre todo si esas respuestas escritas son frases cortas y conscientes. La comprensión de los temas complejos casi siempre requiere el diálogo, por lo que, según el punto anterior, los temas complejos suelen tratarse mejor en las reuniones. Sin embargo, el aumento de las capacidades en torno al vídeo/pantalla compartida ha hecho que esto sea menos cierto.

En resumen, las reuniones que serían demasiado extensas, que contienen demasiadas presentaciones o que implican temas o discusiones que son fáciles de entender para todos, a menudo se pueden omitir en favor de formas alternativas de comunicación.

 

¿SON LAS REUNIONES REALMENTE TAN CONTRAPRODUCTIVAS?

Puede que pienses que esto parece una perspectiva demasiado agresiva contra las reuniones. Sin embargo, no es nuestra única opinión. La mayoría de los profesionales consideran que la mayoría de las reuniones son improductivas y la mayoría de los directivos se sienten frustrados porque pasan tanto tiempo en reuniones, que no tienen tiempo para hacer su trabajo más importante.

Más allá de estas bajas valoraciones de las reuniones, las reuniones son costosas por su propia naturaleza y aún más costosas porque la mayoría de los profesionales no las preparan ni las dirigen eficazmente. Estos son algunos de los costes causados por las reuniones:

  • Las reuniones requieren tiempo para programarlas.
  • Las reuniones te obligan a hacer el trabajo (es decir, la reunión) a una hora determinada en lugar de cuando te gustaría hacerlo.
  • Cualquier reunión con más de dos personas es probable que contenga periodos irrelevantes o menos relevantes para algunos de los asistentes. Un estudio realizado por 3M reveló que el 33% de los participantes en una reunión sienten que tienen poca o ninguna influencia en el resultado de la misma.
  • Sólo en el 60% de las reuniones participan todas las personas relevantes, lo que complica el trabajo de seguimiento.
  • La mayoría de las reuniones duran más de lo necesario porque, o bien se desvían del tema (la queja más comúnmente reportada en este estudio), o bien se programan para una duración demasiado larga y se amplían para llenar el tiempo.

Esto no significa que todas las reuniones sean un desperdicio. Sólo que el tiempo que se dedica a ellas tiene que estar bien dimensionado. En una encuesta, el 45% de los altos ejecutivos afirmó que sus empleados serían más productivos si se prohibieran las reuniones al menos un día a la semana. Los principios anteriores están diseñados a propósito para reducir el número de reuniones a las que asistes.

 

QUÉ TIPOS DE REUNIONES HAY QUE TENER… O CANCELAR

Después de considerar los principios generales enumerados anteriormente, hay que determinar el objetivo de la reunión para saber si es necesaria. Una vez que lo hagas, podrás determinar más fácilmente qué tipo de reunión será. MeetingSift propone que hay 6 tipos principales de reuniones que se celebran regularmente.

A continuación se ofrece una sencilla orientación sobre la conveniencia de celebrar reuniones de cada tipo:

Reuniones para actualizar una situación
El factor clave para este tipo de reuniones es: ¿Va a haber un debate? Si la mayor parte de la reunión (90% o más) es la presentación de actualizaciones sin discusión, entonces sería más eficiente hacer que los miembros del equipo compartan sus actualizaciones en un documento compartido, una aplicación o incluso un vídeo a una hora determinada cada semana o día. Si te preocupa que los demás no lean o vean las actualizaciones si no se ven obligados a asistir a la reunión en directo, entonces es posible que quieras retrasar este cambio hasta que hayas creado una cultura lo suficientemente fuerte en torno a la importancia de ver esas actualizaciones.

Reuniones para compartir información
Sáltatelas a menos que haya un alto grado de complejidad en lo que se va a compartir, de modo que puedas esperar un amplio tiempo de preguntas y respuestas.

Reuniones de toma de decisiones
Si hay más de un responsable de la toma de decisiones, hay que celebrar una reunión con todos ellos. Si incluso uno de ellos no puede asistir, suele ser mejor reprogramar la reunión. Si sólo hay un responsable de la toma de decisiones, deberías poder saltarte la reunión. Sin embargo, si el responsable de la toma de decisiones tiene una opinión diferente a la tuya, querrás exponer tu caso en tiempo real por videoconferencia para poder leer el lenguaje corporal de la persona y ajustar tu conversación en consecuencia.

Reuniones para resolver problemas
Reúnete. Intenta definir el problema lo más claramente posible antes de la reunión para poder invitar sólo a las personas pertinentes.

Reuniones de innovación
Reúnete, pero pide a los asistentes que realicen un trabajo de tormenta de ideas de antemano. Las investigaciones demuestran que las personas generan más ideas y son más creativas individualmente que en grupo. Quieres que los asistentes aporten diversas perspectivas, lo que puede significar que desinvites a personas que representen los mismos puntos de vista para mantener un número reducido.

Reuniones de creación de equipos
Reúnete. Y planifícalas con antelación. La conexión y la comunidad no se forman simplemente reuniendo a la gente en el mismo espacio, ya sea un espacio físico o virtual.

 

Si el coronavirus te ha forzado a trabajar a distancia, las próximas semanas o meses pueden representar una oportunidad única y limitada en el tiempo para reducir el tiempo que pasas en las reuniones. Evita el impulso de programar más reuniones y, en su lugar, utiliza estos principios y la orientación sobre el tipo de reunión para recuperar parte del tiempo que has estado identificando como improductivo en las reuniones.

Si todavía vas a la oficina o el trabajo a distancia es tu norma, nunca es demasiado tarde para aplicar estos principios.

 

AUTOR

Zarvana es un equipo totalmente remoto, que abarca tres continentes. Su fundador y director general, Matt Plummer, ha pasado los últimos tres años y medio trabajando a distancia, primero en la consultora de estrategia The Bridgespan Group y luego en Zarvana.

IMAGEN: la del artículo original

 

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Sé el líder que tu equipo remoto necesita

Durante el último semestre, el mundo ha dado un vuelco con millones de personas en todo el mundo que de repente trabajan desde casa. Esto significa que los líderes y gerentes ahora tienen que dirigir sus equipos a distancia. Este período de dificultades e incertidumbre ofrece oportunidades de crecimiento, y muchas personas han estado pregonando la importancia de aprovechar este tiempo para el desarrollo personal. Pero como líder, ¿cómo vas a desarrollar y mejorar tus propias habilidades de liderazgo cuando toda tu forma de liderar se ha puesto de repente patas arriba?

 

Traducido y adaptado del original «Be the leader your remote team needs«, por Christina Williams en el blog de THNK

 

Para muchos líderes, el comienzo de esta crisis puede haberse percibido como una lucha, provocando una respuesta cargada de adrenalina y centrada en las tareas concretas. El nivel de incertidumbre y ansiedad era excepcionalmente alto, y mientras los miembros de tu equipo esperaban que los guiaras a través de la crisis, todos esperaban cierto nivel de caos y confusión. Durante un breve período, el caos fue la «nueva normalidad», y los líderes se libraron de la culpa por no tener de inmediato todas las respuestas.

Pero, ahora que el tiempo de pánico y alarma ha pasado, y los equipos están buscando a sus líderes para dirigir la nave. El destino, sin embargo, aún no está claro, ya que todos miramos hacia un futuro desconocido con parámetros aún desconocidos. Además, tu equipo ya no está en el mismo barco, sino que cada uno en su propio y único barco viajando a través de esta tormenta. Hace unos meses, tú eras el capitán de un barco. Ahora, de repente eres el comandante de una flota entera.

Como líder, ¿cómo vas a desarrollar y mejorar tus propias habilidades de liderazgo cuando toda tu forma de liderar se ha puesto de repente patas arriba?
A medida que nos acostumbramos a nuevas formas de trabajo, está claro que tenemos que adaptar nuestro liderazgo. Pero también es importante recordar que ¡tus habilidades de liderazgo no se han ido por la ventana! Sólo tienes que aplicarlas de forma diferente. Un buen lugar para empezar es haciendo la pregunta: ¿Qué necesita tu equipo (remoto) de ti en este momento?

 

1- TU EQUIPO NECESITA VERTE

La cultura de la empresa se ve y se siente tanto como se escucha. Pequeñas acciones en el trabajo que en su momento podían parecer insignificantes, como una charla de 30 segundos en el pasillo o un choque de manos para celebrar un proyecto terminado, ahora se sienten fundamentalmente ausentes e inaccesibles. Todos los líderes tienen formas de ser que están arraigadas en la presencia física, ya sea en las expresiones faciales o en el lenguaje corporal, que son difíciles de traducir al espacio virtual.

Un paso importante es asegurarse de que tu equipo sigue viéndose -y viéndote- regularmente. Esto puede ser a través de una reunión semanal con todo el equipo (¡con las videocámaras encendidas!) o tal vez incluso una actualización diaria en vídeo que subes y compartes con el equipo. Además, podría ser prudente establecer una «política de puertas abiertas» virtual. Asignar algunas horas durante la semana en las que estés disponible para llamadas telefónicas no programadas o video-chats. Esto le da a tu equipo la oportunidad de acudir a ti para intercambiar comentarios, hacer preguntas, o simplemente para tener esa charla de cinco minutos que de otra manera podrías haber tenido junto a la máquina de café.

Consejo: no subestimes el poder de una llamada telefónica. Digamos que hay un proyecto que quieres revisar, o que tienes un feedback para un miembro particular de tu equipo. En lugar de gastar 20 minutos redactando un largo correo electrónico, piensa mejor en  levantar el teléfono durante cinco minutos para darles esa información verbalmente. La llamada «no planificada» demuestra que te importa, y escuchar tu voz es un recordatorio tranquilizador para la gente de que siguen siendo parte de un equipo, incluso si falta el cara a cara diario. Ventaja extra: ¡también te ahorrará tiempo!

 

2- TU EQUIPO NECESITA SABER QUÉ ESTÁ PASANDO

Si algo ha quedado muy claro durante este tiempo, es que los humanos no están particularmente bien preparados para lidiar con la incertidumbre. Los miembros de tu equipo probablemente están lidiando con varios niveles de incertidumbre en su vida privada, por lo que esperan que tú les proporciones cierta certeza en el trabajo.

Puede ser el caso de que tú también estés sintiendo una gran incertidumbre como líder. Sin embargo, sólo porque no tengas todas las respuestas no significa que debas mantener a tu equipo en la oscuridad. En tiempos de incertidumbre – y cuando tu equipo ya no se ve a diario – es más importante que nunca comunicarse con frecuencia (incluso si todas tus respuestas son «no lo sé»). Sé claro acerca de los pasos que la organización está dando para atravesar este período, y también sé honesto acerca del efecto que esto puede tener en los miembros de tu equipo y su trabajo.

Consejo: ten regularmente a tu gente al día sobre los mismos temas. En tiempos de incertidumbre, la consistencia y la rutina son claves. Comparte actualizaciones semanales con tu equipo y cíñete a los mismos puntos. Incluso si en algunos casos no hay una actualización sobre un tema en particular, inclúyelo en tu actualización de todos modos y di que no hay novedades en este momento. La cadencia y regularidad de las comunicacioenes para estar al día proporcionará estabilidad y claridad a tu equipo.

 

3- TU EQUIPO NECESITA SABER POR QUÉ SU TRABAJO ES IMPORTANTE

El liderazgo dirigido por un propósito es más importante ahora que nunca. Esta pandemia ha creado un ambiente que ha llevado a muchos de nosotros a cuestionar lo que es realmente importante en la vida. Como líder, debes esperar que los miembros de tu equipo hagan lo mismo, por lo que es particularmente importante reforzar el valor del trabajo que está haciendo como organización.

Puede ser el caso de que tu equipo estaba y sigue estando totalmente de acuerdo con la declaración de la misión de la empresa. Sin embargo, el cambio repentino al trabajo a distancia significa que el sentimiento y la cultura que impulsa este trabajo con fines específicos es menos tangible que antes. Como líder, es importante ahora vivir y respirar verdaderamente su propósito y asegurarte de que emana a través de tus palabras y acciones. La gente necesita sentir que su trabajo importa, y tú puedes ayudarles mencionando frecuentemente el valor de su trabajo.

Consejo: programa una sesión para discutir este tema con tu equipo. Comparte con ellos por qué su trabajo es importante para ti, y asegúrate de abordar los cambios que puedan haber ocurrido recientemente, en particular si la empresa ha tenido que cambiar seriamente de rumbo o hacer adaptaciones significativas en su modelo de negocio. Invítales también a compartir sus puntos de vista y sus comentarios para que el equipo pueda unirse en torno a un propósito compartido para seguir adelante.

 

4- TU EQUIPO NECESITA VISUALIZAR UN FUTURO MEJOR

En este momento de cambio global sin precedentes, es poco probable que algo sea «business as usual» dentro de tu organización. Incluso si su producto y sus clientes siguen siendo los mismos, el panorama económico mundial se ha trastocado de múltiples maneras. Si bien esto puede ser ciertamente aterrador para el negocio, también ofrece todo tipo de oportunidades – para tu organización pero también para sus empleados.

Ahora es el momento perfecto para invitar a tu equipo a que haga aportaciones, comentarios y nuevas ideas. Trabajar a distancia puede hacer que la gente se olvide fácilmente de cómo su trabajo individual contribuye al conjunto, y puede haber algunos roles que requieran adaptación para ser efectivos. Los mejores líderes son los que se rodean de gente inteligente, y los miembros de tu equipo pueden sorprenderte con sus ideas sobre cómo avanzar en este espacio tan cambiado.

Consejo: programa una sesión de lluvia de ideas con tu equipo sobre las formas de trabajar. La implementación de cambios y adaptaciones impulsadas por el equipo o la incorporación de sugerencias de nuevos productos o formas de trabajo inspirará a los miembros de tu equipo, y les recordará que cada uno de ellos es necesario y que sus opiniones son valoradas.

 

Liderar un equipo remoto no requiere ninguna habilidad especial que no tengas ya. Sólo es cuestión de reconocer que el paisaje es diferente, por lo que tus habilidades pueden necesitar ser aplicadas de nuevas y diferentes maneras. Recordar a tu equipo que siguen siendo un equipo e inspirarlos con un propósito a lo largo del camino te permitirá comandar tu nueva flota de naves con la misma confianza que siempre has tenido.

 

AUTORA

Christina Williams. Dice de sí misma que «Me impulsa un trabajo que me parece muy significativo y que me da un sentido de propósito. Me encanta trabajar en THNK porque siento que soy parte de una organización que tiene como objetivo crear un mejor conjunto de líderes para el futuro, que a su vez ayudarán a construir un mundo mejor para todos nosotros. Encuentro que a menudo soy cínica sobre el estado actual de los asuntos en nuestro planeta y trabajar para una organización con un objetivo tan optimista es tranquilizador y también me hace sentir que estoy haciendo algo valioso».

IMAGEN: la del artículo original, por Anna Shvets en Pexels

 

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Cómo superar el aislamiento social del teletrabajo

 

Uno de los estudios más sólidos sobre el valor del trabajo a distancia dividió a los representantes del centro de llamadas de una empresa china en dos grupos: trabajo desde casa y trabajo desde la oficina. Tras nueve meses, los investigadores descubrieron que el grupo de trabajo a distancia había sido 13,5% más productivo, era 50% menos probable que dejara la compañía, y reportó mayor satisfacción laboral que sus pares en la oficina.

 

Traducido y adaptado del original «How to Overcome the Social Isolation of Remote Work«, en el blog de Zarvana

 

Aunque estas asombrosas diferencias fueron sorprendentes para los investigadores, quizás el hallazgo más sorprendente fue que la mitad de los que experimentaron los beneficios del trabajo a distancia querían volver a la oficina. Eligieron renunciar a esos beneficios para aliviar una consecuencia del trabajo a distancia: el aislamiento social.

El aislamiento social es uno de los inconvenientes más comunes de los acuerdos de trabajo a distancia. En «State of Remote» de Buffer de 2019, la soledad se clasificó como el segundo inconveniente más común con el 19% diciendo que es su mayor lucha.

 

las mayores dificultades del teletrabajo

Amir Shahzeidi, gerente de marketing digital de la empresa «remote-first», Uscreen explica las consecuencias de la soledad:

El mayor desafío de la cultura del teletrabajo es la salud mental. En el último año hemos trabajado duro para crear un ambiente donde nadie se sienta ansioso y aislado y todos se sientan conectados y al tanto de todos los cambios.

El CEO de Doist, la compañía totalmente a distancia detrás de la popular aplicación de lista de cosas por hacer Todoist, afirma este desafío:

Debemos reconocer que el aislamiento, la ansiedad y la depresión son problemas importantes cuando se trabaja a distancia, y debemos encontrar formas y sistemas para resolver estas cuestiones complejas.

El aislamiento social no sólo dificulta el bienestar mental y emocional de los trabajadores remotos. También puede llevar a una reducción del rendimiento laboral.

 

EL AISLAMIENTO SOCIAL NO ES INEVITABLE PARA LOS TELETRABAJADORES

A pesar del desafío, el trabajo a distancia no tiene por qué ser aislante. Jeanne Wilson, profesora de comportamiento organizacional en el Colegio de William & Mary e investigadora del trabajo remoto, dice que «la distancia geográfica no es el destino«. En un estudio de 733 relaciones de trabajo, Wilson y sus colegas encontraron que la calidad de las relaciones estaba más ligada a la «proximidad percibida» -o cercanía relacional- que a la proximidad física. Gallup está de acuerdo: «Los trabajadores remotos pueden sentirse solos y aislados – pero no es típico y se puede prevenir«.

A menudo, el aislamiento social es el resultado de las políticas de trabajo a distancia porque las empresas permiten a los empleados trabajar desde casa sin hacer otros cambios. «Las empresas nunca deberían implementar el teletrabajo sin cambiar nada más. También deben cambiar su cultura y sus normas para apoyar el nuevo acuerdo«, recomienda Kristin Shockley, psicóloga de E/S y profesora adjunta de la Universidad de Georgia.

El trabajo a distancia no está exento de desafíos, pero el desafío del aislamiento social, como la difuminación de las líneas entre la vida personal y el trabajo, puede superarse con una acción intencionada y basada en la investigación.

 

LAS 5 DIMENSIONES DEL AISLAMIENTO SOCIAL

El aislamiento social no es una cuestión unidimensional. Es causado por la falta de comunicación y conexión en varios frentes. Gallup describe el aislamiento como la falta de acceso a los materiales y la información necesaria. Cinco dimensiones parecen tener el mayor impacto en la experiencia de aislamiento de los trabajadores remotos:

  • Rendimiento de los empleados
  • Impacto en los empleados
  • Desarrollo de los empleados
  • Recursos para los empleados
  • Actividad de la empresa

 

Rendimiento de los empleados

Los empleados necesitan saber cómo lo están haciendo. De acuerdo con un estudio, el 74% de los milenials se sienten «en la oscuridad» sobre su rendimiento. Aunque esto es problemático para los que están en la oficina, tiene consecuencias más serias para los que trabajan desde casa. Los que están en la oficina pueden hacer juicios sobre su desempeño basándose en las interacciones casuales de susjefes con ellos y en señales no verbales durante los intercambios casuales y formales. Los trabajadores a distancia no tienen esta oportunidad, lo que hace aún más difícil para ellos predecir cómo les va.

Esto es importante porque la autoeficacia – la creencia de que eres eficaz – es uno de los antídotos más poderosos para el aislamiento social. Cuando sientes que estás haciendo un buen trabajo y que eres capaz, es menos probable que te sientas aislado. Sin una valoración periódica, es probable que te preocupes de que no estás haciendo bien las cosas, lo que reduce tu sentido de autoeficacia y aumenta tu riesgo de aislamiento social.

Los responsables de equipos deben compartir lo que llamamos valoración del rendimiento -una evaluación general de cómo está el miembro del equipo en relación con las expectativas- de manera informal, semanal y formal, mensual. Sin embargo, si tienes miembros del equipo que acaban de irse lejos, puedes intentar darles pequeñas dosis de retroalimentación de desempeño dos veces por semana.

 

Impacto en los empleados

Las investigaciones muestran que la gente se siente aislada de una organización cuando no se siente valorada por la misma. El respeto es la percepción de cuán incluido y valorado eres como miembro de una organización. La investigación citada anteriormente encontró que el respeto reduce el efecto de aislamiento que sienten los trabajadores remotos.

El reconocimiento es una manera poderosa, aunque infrautilizada, de hacer que las personas se sientan valiosas. Los empleados que no reciben reconocimiento por su trabajo semanalmente son 2 veces más propensos a decir que dejarían su compañía que los que sí lo hacen. El reconocimiento puede implicar elogiar a las personas por sus contribuciones, pero también puede ser tan simple como agradecerles su contribución.

Más allá de recibir reconocimiento y elogios por tareas específicas, te sientes valioso para una entidad cuando estás seguro de que tu trabajo está teniendo un impacto. El desafío es que generalmente es difícil ver el impacto de tu trabajo porque con frecuencia se produce más tarde en el tiempo o en un contexto diferente. La roca no ve la ola que comenzó con una pequeña ondulación. Por ejemplo, puedes hacer un análisis que encuentre maneras en que tu empresa puede ahorrar un 10% en el costo de sus bienes el próximo trimestre, pero nunca se sabe si la Dirección implementó tus recomendaciones y si funcionaron.

Los grandes líderes se reúnen con sus empleados para compartir historias sobre el impacto que su gente ha creado. Cuando ven que su trabajo está influyendo y haciendo avanzar a la organización en general, se sienten respetados y conectados con su misión.

 

Desarrollo de los empleados

Según el modelo de desarrollo de liderazgo 70/20/10, el 70% del desarrollo ocurre en el trabajo y otro 20% a través del entrenamiento y la tutoría. Mucho de lo que aprendes en el trabajo viene de modelar a los más veteranos o a compañeros de alto rendimiento que hacen su trabajo con excelencia. Miras e imitas.

Cuando trabajas a distancia, tienes muchas menos oportunidades de observar a los demás. Es posible que te resulte más difícil abordar tareas nuevas y desafiantes y que te sientas más abandonado a tu suerte para averiguar cómo hacer tu trabajo. Reconociendo esto, los gerentes pueden ser proactivos a la hora de ofrecer apoyo a los miembros del equipo que se enfrentan a tareas nuevas o desafiantes y ofrecerse a programar tiempo para explicar a los miembros del equipo cómo completar una tarea con el fin de reemplazar lo que puede haber sucedido de manera orgánica.

 

Recursos para los empleados

Quizás la causa más fundamental del aislamiento es la falta de acceso a las herramientas, recursos e información que necesitas para hacer tu trabajo. Si nadie comparte contigo las notas de la visita al lugar que el equipo realizó y a la que no pudiste asistir, te sentirás aislado y frustrado.

Aunque esto es obvio, la información, los recursos y el conocimiento de las herramientas fluyen de manera más natural y orgánica entre las personas en el mismo espacio físico que participan en interacciones físicas regulares. Lo que sucedió sin esfuerzo en la oficina, debe hacerse intencionalmente y de manera proactiva cuando se trabaja a distancia. Si eres un director de equipo, considera la posibilidad de discutir las normas y sistemas de equipo para compartir información y recursos.

 

Actividad de la empresa

Mientras que cada empleado no espera saber todo lo que está sucediendo dentro de la empresa, sí esperan saber tanto como aquellos que están en el mismo nivel de proximidad al liderazgo como ellos. Por ejemplo, si eres un asociado, esperas saber tanto sobre lo que está sucediendo en la compañía como otros asociados, y esperarías escuchar una noticia importante antes de que se haga pública.

Una buena parte de las noticias de la actividad de la empresa se comunica de forma visual (es decir, vs los cambios que se están produciendo delante de ti) o informal (por ejemplo, tu jefe te ve en la cocina de la oficina y te pregunta si te has enterado de los cambios de la política de vacaciones que se están considerando). Los trabajadores a distancia no tienen la oportunidad de absorber la información de esta manera, por lo que los gerentes y líderes deben ser más conscientes a la hora de compartirla con todos los empleados.

 

CÓMO PUEDES EVITAR EL AISLAMIENTO SOCIAL

Las cinco dimensiones anteriores pueden servir como un marco útil para evaluar si te diriges hacia el aislamiento social. Al controlar proactivamente y trabajar para mejorar cada una, puedes disfrutar de los beneficios del trabajo remoto sin una de sus mayores consecuencias.

Aquí hay una síntesis de los pasos clave que puedes tomar para evitar el aislamiento:

  • Tu actuación: pregúntale a tu jefe cómo te va y solicita conversaciones periódicas y programadas de valoración.
  • Tu impacto: mantén una lista del trabajo que has hecho y haz recordatorios para hacer un seguimiento con tu gerente u otros líderes uno o dos meses después para saber qué impacto ha tenido tu trabajo.
  • Tu desarrollo: pide ayuda cuando la necesites y busca y consulta recursos externos que te ayuden para hacer tu trabajo cuando corresponda.
  • Tus recursos: programa conversaciones semi-regulares con tus compañeros para preguntarles qué herramientas utilizan y cómo acceden a los recursos.
  • Actividad de la empresa: asegúrate de estar apuntado para recibir boletines internos relevantes y programa conversaciones ocasionales con colegas que trabajan en otros departamentos o regiones

 

CÓMO PUEDEN LOS RESPONSABLES EVITAR QUE SUS EQUIPOS SE AISLEN SOCIALMENTE

Pueden ajustar y aplicar muchas de las mismas recomendaciones ofrecidas a los individuos arriba mencionados. Además, la investigación muestra que las siguientes prácticas también pueden reducir el aislamiento social en tus equipos:

  • Ser un «líder considerado» que trabaja para construir la confianza interpersonal y emplear un estilo de liderazgo más colaborativo o transformador.
  • Mantente en comunicación regular con tus trabajadores remotos. «Regular» significará algo diferente en cada relación entre el gerente y el miembro del equipo, pero una buena regla es hacer un hábito diario de hacerse dos preguntas: «¿Tengo una buena idea de cómo va el trabajo de esta persona?» y «¿Tengo una buena idea de cómo va esta persona… como persona?» Si tu respuesta a cualquiera de las dos preguntas es «no», entonces ponte en contacto con ella. Una llamada telefónica o una reunión virtual es lo que toca.
  • Conecta profundamente con los miembros de tu equipo. Para que los miembros del equipo se sientan conectados con una persona u organización, necesitan experimentar lo que los psicólogos llaman un intercambio social. Los psicólogos definen un intercambio social como «un intercambio de dos caras, mutuamente dependiente y mutuamente gratificante». Jeanne Wilson, a quien mencionamos anteriormente, descubrió que cuando la gente revela información personal, como un programa de televisión favorito o el nacimiento de un niño, construye conexiones más fuertes y más confianza. En tus conversaciones con los miembros del equipo, ve más allá del trabajo.
  • Fomentar una fuerte identidad de grupo unificando al equipo hacia una visión común o contra un solo desafío.

El aislamiento social es una amenaza real para el bienestar y el rendimiento de los trabajadores a distancia pero, afortunadamente, se puede prevenir. Todo el mundo tiene una parte del juego para evitarlo. No puedes esperar que lo que pasó sin esfuerzo en la oficina ocurra sin una acción deliberada virtualmente. Esto es particularmente cierto porque incluso muchos trabajadores de oficina se sienten solos. Monta una lista de pasos de acción de este artículo y comienza a programar horarios y recordatorios para realizarlos.

AUTOR
Zarvana es una empresa especializada en el desarrollo profesional

IMAGEN: icon0 en Pexels

 

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