El feedback anónimo es justo lo que parece: comentarios que no pueden ser rastreados hasta un individuo. Es especialmente importante para las funciones de RRHH y de personal porque significa que tu gente puede dar su opinión sin miedo a las consecuencias.
Traducido y adaptado del original "The Importance of Anonymous Feedback", por Rosanna Bull en el blog de The Happiness Index
La recopilación de opiniones anónimas generará confianza y seguridad psicológica en tu organización. Los resultados te permitirán crear planes de acción significativos, adaptados a lo que tu gente realmente necesita y desea. Ambos elementos conducirán a empleados más felices y comprometidos, así como a mejores resultados empresariales.
DIFERENTES TIPOS DE FEEDBACK ANÓNIMO
Hay dos tipos de comentarios anónimos. El primero es la que no se puede relacionar con las personas, pero incluye información contextual. Por ejemplo, se puede pedir información sobre el puesto de trabajo del encuestado, su antigüedad, su equipo, su departamento o su ubicación. Este tipo de información te ayudará a responder adecuadamente y a crear programas muy específicos para abordar cualquier problema que se descubra. Sin embargo, los encuestados pueden tener miedo de que sus comentarios sean rastreados.
Nuestra plataforma puede ayudar en este sentido. Nos encargamos de todo el procesamiento de datos, lo que significa que los empleados pueden estar seguros de que nadie dentro de su organización tiene acceso a sus opiniones. Tenemos un umbral mínimo para liberar los datos. Esto significa que cuando se profundiza en los datos -por ejemplo, por equipo o función laboral- no se ve la opinión a menos que haya más de cinco respuestas. Esto hace casi imposible la identificación de los individuos.
El segundo tipo es completamente anónimo, sin datos de identificación. Tu gente se sentirá capaz de comentar asuntos particularmente personales o sensibles. Es probable que recibas comentarios muy sinceros. Sin embargo, debido a esto, no hay un contexto particular en torno al feedback y no se puede vincular a grupos particulares, departamentos o funciones de trabajo.
Nuestra encuesta Employee Voice recoge este tipo de opiniones. Dado que cada organización sólo tiene un enlace genérico de la voz de los empleados, no hay forma de rastrear ninguna opinión hasta la fuente. Esto garantiza el anonimato de todos los miembros de tu organización.
Lo ideal es que tu programa de feedback combine ambos tipos. Ambos tienen puntos fuertes y beneficios, por lo que un enfoque mixto te permitirá maximizar el impacto de su programa.
¿CÓMO SE PUEDE RECOGER FEEDBACK ANÓNIMO SIN PERDER EL CONTEXTO?
Si has reunido información de apoyo, es más fácil mantener el contexto de los comentarios. Podrás detectar tendencias y temas entre equipos, etapas del ciclo de vida de los empleados y ubicaciones. Esto te ayudará a generar una estrategia sólida que apoye a tu equipo.
Nuestra plataforma puede ayudar con la ayuda de paneles de control fáciles de entender e informes descargables. Estas herramientas permiten recopilar, analizar y compartir fácilmente los resultados con los principales interesados. Esto te permitirá pasar rápidamente a la planificación de acciones específicas.
Con una información completamente anónima, puede ser más difícil mantener el contexto. No sólo no se dispone de datos de apoyo, sino que además se reciben más comentarios.
Nuestra plataforma te ayuda de dos maneras. En primer lugar, utilizamos herramientas de análisis de sentimientos y de inteligencia artificial de última generación para ayudarte a examinar sus comentarios por tema e intención. Esto te ahorra tiempo y te permite identificar los puntos fuertes y débiles de la cultura de su organización. En segundo lugar, podemos ayudarte a establecer una referencia y una tendencia de sus datos a lo largo del tiempo. Esto significa que puedes empezar a identificar patrones dentro de sus comentarios que podrían estar vinculados a presiones internas estacionales o a macroeventos mundiales externos.
¿POR QUÉ QUERRÍAS RESPONDER A UN FEEDBACK ANÓNIMO? ¿QUÉ BENEFICIOS TIENE?
Al igual que con cualquier comentario, es importante responder a los comentarios anónimos. Esto ayudará a crear confianza dentro de tu organización. Si st equipo no cree que se está haciendo algo a partir de los comentarios que te han dado, dejará de responder a tu programa. Esto erosionará la confianza en tu organización y te dejará sin un flujo de datos útil.
Nuestro modelo neurocientífico nos muestra que el feedback es un componente importante de nuestra necesidad de reconocimiento. Responder a los comentarios también puede generar confianza en aquellos que antes se mostraban recelosos del programa o del impacto de su voz. A veces es un viaje. Al principio, los índices de respuesta pueden ser bajos, pero no hay que desanimarse: es algo que hay que aprovechar. A medida que vayas respondiendo a los comentarios, descubrirás que esto mejorará.
Otro factor a tener en cuenta es que las opiniones de los empleados suelen producirse en ciclos. Al principio, es posible que recibas unos comentarios abrumadoramente negativos o poco constructivos. Si mantienes el rumbo y respondes a tu gente con ideas, más preguntas y un lenguaje de apoyo, descubrirás que recibes cada vez más comentarios positivos y constructivos. Es fácil rendirse cuando el personal aún está familiarizado con un nuevo programa, pero si lo haces puedes salir perdiendo a largo plazo.
No todos los comentarios son negativos. En The Happiness Index animamos a las personas que utilizan nuestra plataforma a celebrar nuestros éxitos y logros y a elogiar las iniciativas, los programas o las personas. Al compartir estas victorias, podrás animar a otros a tener la siguiente idea ganadora.
¿DE QUÉ MANERA SE PUEDE RESPONDER A LOS COMENTARIOS ANÓNIMOS?
Puede parecer que es difícil responder a los comentarios anónimos sin comprometer el anonimato. Sin embargo, aquí es donde nuestra plataforma realmente se impone.
En primer lugar, nuestro programa Employee Voice te da la opción de activar una función de feedback. A esto lo llamamos "Cerrar el bucle de comentarios". Tus empleados pueden elegir dejar su correo electrónico junto a sus comentarios. Esto significa que pueden recibir respuestas a sus comentarios directamente en sus correos electrónicos a través de nuestra plataforma. Nadie dentro de tu organización podrá ver su dirección de correo electrónico, lo que significa que se mantiene el anonimato. Sin embargo, tu equipo podrá responder directamente a sus preocupaciones.
Otra opción es agrupar los comentarios por temas. Por ejemplo, si observas que varias personas se sienten frustradas por una reunión de equipo especialmente larga, o que agradecen la rapidez con la que el equipo financiero ha resuelto un problema de facturación, estos temas pueden tratarse juntos para proteger el anonimato.
Es posible que, debido a que la opinión se ha dado de forma anónima, no tengas suficientes detalles para responder a la opinión de forma exhaustiva. Si este es el caso, no hay razón para no plantear la opinión en un entorno de grupo, en una reunión o en un correo electrónico a todo el equipo, explicando que te gustaría dar una solución pero que necesitas más información. Esto debe hacerse siempre asegurando que no habrá consecuencias negativas.
Si has observado un patrón de comentarios pero no tienes suficiente información para actuar específicamente sobre él, puede que tengas que profundizar en el área. Por ejemplo, si observas que tu equipo tiene problemas con su bienestar, puedes querer hacer un seguimiento con otra encuesta que te proporcione más información.
Hay ocasiones en las que el feedback no requiere una acción directa: la gente puede querer sentirse escuchada o desahogarse. Esto fomenta una plantilla conectada y transparente. Si sospechas que este es el caso, deberías reconocer la opinión públicamente. Esto impulsará una cultura de feedback más amplia en la que las personas también se sientan cómodas dando su opinión en persona.
La mejor manera de responder a las opiniones (sean anónimas o no) es actuando. Puede bastar con decir que se ha detectado un problema con X y que se abordará mediante la acción Y. Puede que no se pueda resolver el problema de inmediato por cualquier motivo, pero deberías poder comunicar a tu equipo los plazos de las iniciativas correctivas. Así es como se construye la confianza y la aceptación de los programas de feedback.
AUTORA
Rosanna Bull. Gerente Senior de Éxito del Cliente en The Happiness Index. Una de nuestras supertalentosas Senior Customer Success Managers, ¡no hay nada que Rosanna no sepa sobre cómo sacar el máximo partido a nuestra plataforma!
"Aparte de los perros, los largos paseos y estar cerca del mar, Rosanna es más feliz cuando tiene un impacto positivo en los demás".
IMAGEN: la del artículo original, por Ahmed Zayan en Unsplash
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