La comunicación asíncrona cambiará tu forma de trabajar

La comunicación asíncrona no es nada nuevo. Las cartas escritas a mano eran una forma común de comunicación hace generaciones, y en el año 2000 aparecieron los mensajes de texto. Sin embargo, la forma en que lo usamos en el trabajo ha evolucionado.

 

Traducido y adaptado del original "Asynchronous Communication Will Change The Way You Work", por Nick Lafferty en The Transcript, el blog de Loom

 

Con la proliferación de nuevas herramientas que admiten métodos de comunicación escrita y oral, se está volviendo más fácil, más rápido y más interactivo que nunca. Como resultado, más equipos priorizan la comunicación asíncrona para hacer el trabajo. Si alguna vez has considerado la comunicación asíncrona pero no estabas seguro de cómo podría funcionar para tu equipo, te tenemos.

Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre cómo adoptar la comunicación asíncrona hará que la comunicación de tu equipo sea  más eficiente y efectiva. Lee hasta el final para conocer cuatro pasos de acción que te ayudarán a implementar métodos asíncronos en el trabajo.

 

¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN ASÍNCRONA?

¿Se hace difícil precisar lo que realmente cuenta como comunicación asíncrona? No estás solo. Está en todas partes, pero solo se etiqueta como asíncrono cuando ocurre en el trabajo. Cuando envías un mensaje en Slack, es un trabajo asíncrono. Cuando envías un Loom (un vídeo utilizando esa plataforma, N. del T.) recapitulando tus resultados de marketing trimestrales, eso también es asíncrono.

La comunicación asíncrona puede sonar como una palabra de moda técnica, pero simplemente se refiere a cualquier tipo de comunicación que ocurre cuando transcurre cualquier cantidad de tiempo entre el momento en que el remitente comparte información y cuando el destinatario la digiere.

La mayor parte del intercambio de información en el entorno laboral es comunicación en tiempo real, comunicación síncrona, que es ideal para mensajes que requieren una respuesta inmediata. Pero hay una desventaja en la comunicación síncrona: es demasiada y su calendario parece una pila de contenedores de carga llenos de demasiadas reuniones.

 

COMUNICACIÓN SÍNCRONA Y ASÍNCRONA

La comunicación síncrona es esencialmente interacciones en tiempo real entre dos o más personas. Estos pueden suceder de forma virtual o en persona. Las comunicaciones asíncronas son transmisiones de información que ocurren en diferentes momentos, generalmente de forma digital.

Ninguno es mejor que el otro. En algunas situaciones, la asincronía es la mejor forma de comunicación. Libera tiempo, reduce el cambio de contexto y permite mayores tasas de productividad y compromiso.

Pero la comunicación síncrona también puede ser útil. La comunicación síncrona es excelente para resolver tareas complejas de resolución de problemas, diseñar en equipos remotos, lluvia de ideas, trabajo en equipo general y crear un sentido de comunidad.

Más adelante en esta guía, aprenderás a implementar comunicaciones asíncronas en el trabajo. Sigue leyendo para determinar qué tipo de comunicación es mejor para los procesos de tu empresa. Primero, cubramos dónde has visto antes eso de comunicaciones asíncronas vs síncronas.

 

Ejemplos de comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona incluye cualquier cosa que no ocurra simultáneamente en tiempo real. Esto incluye lo siguiente.

  • Correos electrónicos
  • Mensajes de texto
  • Aplicaciones de mensajería instantánea como Slack
  • Publicaciones en redes sociales
  • Mensajes de voz
  • Mensajes de vídeo
  • Comunicaciones de intranet
  • Comentarios y mensajes en herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello o Notion

Nuestra forma favorita de herramienta de comunicación asíncrona es, por supuesto, la mensajería de video. En lugar de enviar un correo electrónico largo o un mensaje de Slack, graba tu pantalla y tu cara al mismo tiempo con Loom. Los mensajes de video lo capturan todo: tono, lenguaje corporal, expresiones faciales y más. Loom te permite compartir fácilmente sus ideas rápidamente. Una vez que hayas grabado, copia el enlace para compartir y envíalo. Así de fácil.

Ejemplos de comunicación síncrona:

  • Llamadas telefónicas
  • Videollamadas como Zoom
  • Reuniones de equipo in situ
  • Conversaciones con compañeros de trabajo cercanos

 

5 BENEFICIOS DE LA COMUNICACIÓN ASÍNCRONA

Si bien la comunicación asíncrona tiene su lugar, puede ser costoso confiar en ella como el método principal de transmisión de información de tu empresa. Nuestro Informe de Trabajo Moderno descubrió que el trabajador de oficina promedio se une a hasta 12 llamadas individuales por día y pierde una hora y 42 minutos cada semana en tareas de programación. Todo ese tiempo suma. En los Estados Unidos, se pierden $ 1.85 mil millones a la semana en reuniones innecesarias y sus tareas de programación horaria.

1. La comunicación asíncrona es flexible. La mejor parte de los mensajes asíncronos es que nadie tiene que reorganizar su horario para comunicarse. Pueden responder y enviar mensajes a su propio ritmo. Más de la mitad de los trabajadores de oficina encuestados quieren más flexibilidad en la planificación de su día. Quieren poder comunicarse en su propio tiempo.

En estos días hay una gran cantidad de obstáculos de comunicación síncrona: diferentes zonas horarias, horarios ocupados, comunicaciones de equipo híbridas, horarios flexibles y fatiga de cambio de contexto. No importa cómo esté organizado tu equipo o tu tiempo, siempre podrás encajar en un Loom rápido de 5 minutos.

 

2. La comunicación asíncrona te convierte en un mejor comunicador. El uso de herramientas que permiten una comunicación flexible solo mejorará la comunicación en el trabajo. Los métodos de comunicación síncrona son limitados, dada su naturaleza en tiempo real. Por otro lado, los métodos de comunicación asíncrona son más variados y pueden llevar más matices. Los matices adicionales pueden ayudar a acomodar diferentes estilos de comunicación.

Además, los métodos asíncronos dejan espacio para respirar para que los participantes puedan considerar cómo quieren comunicar lo que están tratando de decir. Pueden mostrar en lugar de contar o refinar su comunicación, por lo que tiene más sentido.

Por ejemplo, cuando puedes transmitir tus pensamientos lo suficiente con texto, un correo electrónico o un mensaje instantáneo pueden ser canales de comunicación apropiados. Si las expresiones faciales, el tono de voz y otras señales no verbales mejorarán tu mensaje, podrías beneficiarte del envío de un mensaje de video.

 

3. La comunicación asíncrona es eficiente. Se puede usar para ahorrar tiempo y acelerar la colaboración en el trabajo. Reduce el número de reuniones en tu calendario, aumenta la productividad y reduce el cambio de contexto. Cada vez que cambias de contexto, pierdes un promedio de 20 minutos. Si tienes doce reuniones por día, ¡eso suma cuatro horas! Todo el mundo necesita un tiempo de trabajo concentrado y profundo.

Además de eso, la comunicación asíncrona crea respuestas mejor planificadas que son de mayor calidad pero con menos presión. Fomentan el hábito de la autoedición para transmitir tu punto de vista más rápido. Hacen que la colaboración sea más fácil, rápida y cómoda.

 

4. La comunicación asíncrona se guarda automáticamente. La comunicación asíncrona crea inherentemente un registro al que se puede hacer referencia más adelante. Al grabar tu videoconferencia, nunca te quedas preguntándote qué se dijo o cómo se expresó algo, reduciendo así el ir y venir y la necesidad de aclaraciones.

Estos registros se pueden agregar a bases de conocimiento cuando se comparten en un espacio central si es necesario. Esto ahorra tiempo doblemente: en el primer acto de comunicación, y en la reducción de la necesidad de repetición. También permite que aquellos que estaban fuera de la oficina o enfocados en un trabajo profundo se pongan al día más tarde.

 

5. Es auténtica. Los correos electrónicos comerciales a menudo se despojan de todo lo que te hace único: personalidad, tono de voz y humor. Los humanos no hablan en voz alta de la misma manera que nos enviamos correos electrónicos en el trabajo. Imagina acercarte a tu amigo y decirle: "Hola Sanam, espero que este mensaje te encuentre bien".

Los mensajes de video permiten que tu yo auténtico salga a la luz. Todos los contextos ricos de voz y expresiones faciales se traducen en la persona que ve tu video. Incluso si odias el sonido de tu propia voz, ver a alguien en video construye una conexión más natural que cualquier mensaje escrito.

El vicepresidente de ventas de Loom, Sam, envía un vídeo semanal los lunes que cubre lo que su familia hizo durante el fin de semana, reflexiones de su última semana en el trabajo y sus áreas de enfoque para esta semana. Ese Loom se comparte con su equipo y se publica en todo el espacio de trabajo de Loom para que cualquiera pueda verlo. Como resultado, todos en Loom se sienten más conectados con Sam: eso es formar equipos.

 

CÓMO TU ORGANIZACIÓN PUEDE ADOPTAR LA COMUNICACIÓN ASÍNCRONA

¡Fíjate! En este punto, prácticamente sabes todo lo que hay que saber sobre la comunicación asíncrona. Pero probablemente te estés preguntando cómo puedes poner en práctica esta información. Si aún no te hemos convencido de que la asincronía debe ser parte de tu vida diaria, prueba solo uno de estos elementos de acción y probablemente te sorprenderás.

Aquí hay una guía simple paso a paso para implementar la comunicación asíncrona en toda la empresa. Ya sea que sea híbrido, remoto o estés completamente en la oficina, tu equipo puede obtener los beneficios de la comunicación asíncrona. Lo prometemos.

Si estás aquí, asumimos que te estás preparando para agregar técnicas asíncronas a tu flujo de trabajo diario. Saca tu planificador y bolígrafo: ¡es hora de sumergirte en las cosas prácticas! Es posible que desees agregar los pasos uno y dos a tu calendario.

Paso 1: Decide cuándo usarás la comunicación asíncrona
Implementar en: Semana 1

El primer paso para agregar comunicación asíncrona a tu empresa es determinar cuándo deseas usar la comunicación asíncrona. Esta es una actividad de equipo, ¡haz una lluvia de ideas con él! Esto puede sonar desalentador, pero lo mantendremos sencillo. Consulta este diagrama de flujo o nuestra guía para determinar la sincronía o asincronía.

Estos son algunos escenarios en los que los mensajes asíncronos pueden ser una buena opción:

  • si el mensaje es para todos los miembros de una empresa, departamento o zona.
  • si una interacción requiere poca interacción en tiempo real, como una actualización, la aprobación de un siguiente paso o formación.
  • si no necesita una respuesta inmediata.
  • cuando proporciona información extra sobre temas concretos, como por ejemplo cómo usar un nuevo software, comentarios sobre un proyecto o explicar un informe financiero.

 

Paso 2: Decidir cómo usarás la comunicación asíncrona
Implementar en: Semana 2

Una vez que hayas hecho una lluvia de ideas sobre algunas situaciones generales en las que la comunicación asíncrona sería mejor para tu equipo, es hora de decidir cómo lo implementarás. Describir las tareas específicas que son mejores para la comunicación asíncrona ayudará a tu equipo a seguir adelante con el uso de los métodos que se vieron en la lluvia de ideas.

Aquí hay algunos casos en los que la comunicación asíncrona funciona bien:

  • comparte comentarios a través de Loom
  • mensajes de video diarios rápidos que no necesitan una reunión completa, pero son más fáciles de explicar en video, no en texto.
  • reducción de reuniones
  • enviar anuncios
  • explicar temas complejos
  • crear documentación interna y contenido de formación
  • contacto con clientes y socios
  • gestión de proyectos como lanzamientos, actualizaciones y revisiones

 

Paso 3: Crear un centro de comunicación central
Implementar en: Semana 3

Cuando usas la comunicación asíncrona, es esencial crear un espacio central ("hub") para mantener a todos actualizados. Muchos equipos optan por usar Slack o una herramienta de gestión de proyectos como Notion para mantener todo organizado.

Una vez que hayas elegido ese espacio central, configúralo con canales para cada equipo y un directorio para que los empleados puedan navegar fácilmente. Luego, configura la documentación, un tutorial de Loom, por ejemplo, para facilitar el día del lanzamiento.

Una vez que hayas configurado tu espacio central, pautas y documentación, ¡es hora de lanzar! Envía un anuncio a tus equipos y prepárate para ahorrar tiempo, dinero y energía.

 

Paso 4: Evalúa y Repite
Aplicar en: Mes 3

Tras los primeros meses de uso de los nuevos métodos de comunicación, tómate un tiempo para reevaluarlos. Envía una encuesta a los miembros de tu equipo para pedirles su opinión: pregúntales qué les gusta, qué no les gusta y qué quieren ver en el futuro.

Siéntate con los jefes de equipo y decidid cómo mejorar los sistemas. Tal vez sería mejor un eje central diferente. Tal vez sea necesario añadir otra tecnología a la mezcla. Puede que incluso quieras añadir algunos parámetros a tus directrices. Podrías analizar el tiempo que pasas en reuniones y en comunicaciones asíncronas para averiguar dónde puedes optimizar.

Ten paciencia. Los métodos asíncronos, como cualquier comunicación en el trabajo, probablemente nunca serán perfectos. No hay nada que pueda sustituir a una reunión cara a cara, ya sea en persona o a distancia.

Aunque la asincronía tiene su lugar y es sin duda una herramienta útil, no debe considerarse un sustituto de la sincronía. Los estilos de comunicación asíncrono y síncrono siempre coexistirán.

Lo importante que hay que recordar al adoptar técnicas asíncronas es que obtendremos grandes resultados si lo hacemos intencionadamente, con un fin claro. Para ello se necesita una persona que encabece la operación, un equipo que la apoye y un plan sobre cómo participarán todos.

La comunicación asíncrona, cuando se hace bien, debería formar parte de la cultura de la empresa. Si aplicas las herramientas, estrategias y sistemas adecuados, tus equipos se sentirán respaldados e incluidos. Además, tendrás más tiempo para centrarte en el trabajo que de verdad cuenta.

 

AUTOR

Nick Lafferty es el Gerente Senior de Marketing de Crecimiento en Loom. Revisa el software en su página web.

IMAGEN: Mikhail Nilov en Pexels

 

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