Estás teletrabajando: ¿de verdad necesitas más reuniones?

Con el repentino cambio al trabajo remoto para muchos en todo el país y en el mundo, la pregunta natural es si es necesario aumentar las reuniones para compensar la falta de encuentros no planificados o espontáneos que suelen producirse en la oficina.

 

Traducido y adaptado del original "You’re Working Remotely. Do You Need More Meetings?", publicado en el blog de Zarvana.com

 

Antes de hacerlo, ten en cuenta la enorme cantidad de tiempo que ya dedicas a las reuniones. Según el proveedor de software Atlassian, las reuniones ya consumen 3,1 horas al día. En el caso de los directivos y líderes, es incluso más, ya que ocupan alrededor del 60 por ciento de su tiempo cada día. Dependiendo del estudio, entre una sexta parte y la mitad de este tiempo tiene lugar en reuniones no programadas.

Para empeorar las cosas, la encuesta de Atlassian citada anteriormente descubrió que la gente califica la mitad de las reuniones como improductivas. Por lo tanto, aunque tu instinto de añadir reuniones para llenar el vacío que dejan las reuniones en la oficina tiene sentido, este período temporal de trabajo remoto podría ofrecer una oportunidad única para reducir el tiempo dedicado a las reuniones.

Tal vez también hayas reconocido esta oportunidad, pero te preocupa que, sin más reuniones,tú o los miembros de tu equipo caigan en el aislamiento e incluso en una leve depresión. Tus preocupaciones son válidas. Un amplio conjunto de investigaciones muestra que los trabajadores remotos luchan contra el aislamiento hasta el punto de que algunos han optado por volver a sus oficinas a pesar de disfrutar de una mayor productividad y satisfacción con sus trabajos mientras están en casa. En un próximo artículo hablaremos de cómo combatir el aislamiento social mientras se trabaja a distancia. Hasta entonces, es probable que estés de acuerdo en que añadir reuniones a tu calendario de forma arbitraria no es la mejor manera de afrontar este complejo reto.

 

PRINCIPIOS PARA DECIDIR CUÁNDO TENER REUNIONES DURANTE EL TELETRABAJO

Para dimensionar correctamente el tiempo que pasas en las reuniones, es útil empezar haciéndote estas tres preguntas sobre una posible reunión:

¿La reunión implicará a más de 10 personas?
Si la respuesta es "sí", deberías considerar otro modo de comunicación o programar un periodo de tiempo más largo para la reunión. Tal y como descubrió Google en su investigación sobre lo que hace que los equipos tengan éxito, es conveniente que todos los participantes en una reunión hablen durante aproximadamente el mismo tiempo. A no ser que la reunión sea muy larga, esto es casi imposible con más de 10 personas.

¿La reunión implicará más debates o presentaciones?
Hubo un tiempo -hace mucho tiempo- en el que la presentación de la información tenía que hacerse en persona y en tiempo real, pero hoy en día eso es en gran medida una pérdida de tiempo para la gente. De la misma manera que la educación ha experimentado con el aula inversa, en la que los estudiantes ven las conferencias y presentaciones en casa y luego las discuten durante la clase, las reuniones deberían centrarse en el debate. Ese es el objetivo de reunir a todo el mundo al mismo tiempo: hablar de tú a tú. Si no esperas que haya mucho debate, considera un modo de comunicación alternativo.

¿El contenido compartido en la reunión será muy complejo?
Es difícil seguir una cadena de correos electrónicos larga y enrevesada. La complejidad puede ser difícil de entender en la comunicación escrita, sobre todo si esas respuestas escritas son frases cortas y conscientes. La comprensión de los temas complejos casi siempre requiere el diálogo, por lo que, según el punto anterior, los temas complejos suelen tratarse mejor en las reuniones. Sin embargo, el aumento de las capacidades en torno al vídeo/pantalla compartida ha hecho que esto sea menos cierto.

En resumen, las reuniones que serían demasiado extensas, que contienen demasiadas presentaciones o que implican temas o discusiones que son fáciles de entender para todos, a menudo se pueden omitir en favor de formas alternativas de comunicación.

 

¿SON LAS REUNIONES REALMENTE TAN CONTRAPRODUCTIVAS?

Puede que pienses que esto parece una perspectiva demasiado agresiva contra las reuniones. Sin embargo, no es nuestra única opinión. La mayoría de los profesionales consideran que la mayoría de las reuniones son improductivas y la mayoría de los directivos se sienten frustrados porque pasan tanto tiempo en reuniones, que no tienen tiempo para hacer su trabajo más importante.

Más allá de estas bajas valoraciones de las reuniones, las reuniones son costosas por su propia naturaleza y aún más costosas porque la mayoría de los profesionales no las preparan ni las dirigen eficazmente. Estos son algunos de los costes causados por las reuniones:

  • Las reuniones requieren tiempo para programarlas.
  • Las reuniones te obligan a hacer el trabajo (es decir, la reunión) a una hora determinada en lugar de cuando te gustaría hacerlo.
  • Cualquier reunión con más de dos personas es probable que contenga periodos irrelevantes o menos relevantes para algunos de los asistentes. Un estudio realizado por 3M reveló que el 33% de los participantes en una reunión sienten que tienen poca o ninguna influencia en el resultado de la misma.
  • Sólo en el 60% de las reuniones participan todas las personas relevantes, lo que complica el trabajo de seguimiento.
  • La mayoría de las reuniones duran más de lo necesario porque, o bien se desvían del tema (la queja más comúnmente reportada en este estudio), o bien se programan para una duración demasiado larga y se amplían para llenar el tiempo.

Esto no significa que todas las reuniones sean un desperdicio. Sólo que el tiempo que se dedica a ellas tiene que estar bien dimensionado. En una encuesta, el 45% de los altos ejecutivos afirmó que sus empleados serían más productivos si se prohibieran las reuniones al menos un día a la semana. Los principios anteriores están diseñados a propósito para reducir el número de reuniones a las que asistes.

 

QUÉ TIPOS DE REUNIONES HAY QUE TENER... O CANCELAR

Después de considerar los principios generales enumerados anteriormente, hay que determinar el objetivo de la reunión para saber si es necesaria. Una vez que lo hagas, podrás determinar más fácilmente qué tipo de reunión será. MeetingSift propone que hay 6 tipos principales de reuniones que se celebran regularmente.

A continuación se ofrece una sencilla orientación sobre la conveniencia de celebrar reuniones de cada tipo:

Reuniones para actualizar una situación
El factor clave para este tipo de reuniones es: ¿Va a haber un debate? Si la mayor parte de la reunión (90% o más) es la presentación de actualizaciones sin discusión, entonces sería más eficiente hacer que los miembros del equipo compartan sus actualizaciones en un documento compartido, una aplicación o incluso un vídeo a una hora determinada cada semana o día. Si te preocupa que los demás no lean o vean las actualizaciones si no se ven obligados a asistir a la reunión en directo, entonces es posible que quieras retrasar este cambio hasta que hayas creado una cultura lo suficientemente fuerte en torno a la importancia de ver esas actualizaciones.

Reuniones para compartir información
Sáltatelas a menos que haya un alto grado de complejidad en lo que se va a compartir, de modo que puedas esperar un amplio tiempo de preguntas y respuestas.

Reuniones de toma de decisiones
Si hay más de un responsable de la toma de decisiones, hay que celebrar una reunión con todos ellos. Si incluso uno de ellos no puede asistir, suele ser mejor reprogramar la reunión. Si sólo hay un responsable de la toma de decisiones, deberías poder saltarte la reunión. Sin embargo, si el responsable de la toma de decisiones tiene una opinión diferente a la tuya, querrás exponer tu caso en tiempo real por videoconferencia para poder leer el lenguaje corporal de la persona y ajustar tu conversación en consecuencia.

Reuniones para resolver problemas
Reúnete. Intenta definir el problema lo más claramente posible antes de la reunión para poder invitar sólo a las personas pertinentes.

Reuniones de innovación
Reúnete, pero pide a los asistentes que realicen un trabajo de tormenta de ideas de antemano. Las investigaciones demuestran que las personas generan más ideas y son más creativas individualmente que en grupo. Quieres que los asistentes aporten diversas perspectivas, lo que puede significar que desinvites a personas que representen los mismos puntos de vista para mantener un número reducido.

Reuniones de creación de equipos
Reúnete. Y planifícalas con antelación. La conexión y la comunidad no se forman simplemente reuniendo a la gente en el mismo espacio, ya sea un espacio físico o virtual.

 

Si el coronavirus te ha forzado a trabajar a distancia, las próximas semanas o meses pueden representar una oportunidad única y limitada en el tiempo para reducir el tiempo que pasas en las reuniones. Evita el impulso de programar más reuniones y, en su lugar, utiliza estos principios y la orientación sobre el tipo de reunión para recuperar parte del tiempo que has estado identificando como improductivo en las reuniones.

Si todavía vas a la oficina o el trabajo a distancia es tu norma, nunca es demasiado tarde para aplicar estos principios.

 

AUTOR

Zarvana es un equipo totalmente remoto, que abarca tres continentes. Su fundador y director general, Matt Plummer, ha pasado los últimos tres años y medio trabajando a distancia, primero en la consultora de estrategia The Bridgespan Group y luego en Zarvana.

IMAGEN: la del artículo original

 

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