Para mantener la relevancia en el mercado competitivo mundial, muchas empresas ya se centran en el desarrollo y la aplicación de innovaciones, incluso utilizando herramientas digitales. Pero en tiempos de crisis, es más probable que este enfoque se pierda cuando la mayoría de las empresas se concentran en mantener el funcionamiento del día a día.
Traducido y adaptado del original "How to Digitally Spark Corporate Innovation", por Jana Pommerening y Lina Marcela Landinez en el blog de Innovation Management
LA CRISIS HACE ACTO DE PRESENCIA
Cualquier crisis nos obliga no sólo a desarrollar rápidamente soluciones para gestionar la incidencia y sus consecuencias, sino también a transformar muchas áreas de una empresa. En respuesta a la actual crisis de COVID-19, las empresas han pasado de ser productores de perfumes a sanificadores de manos, de la moda cotidiana a la producción de mascarillas faciales e incluso las grandes fábricas de automóviles se han volcado a la producción de ventiladores. Estos cambios pueden ser temporales, o en otros casos pueden provocar nuevas ofertas de negocio como nuevos servicios en laboratorios analíticos, o un nuevo material de desinfección en una empresa química. En cualquiera de los casos, la transformación en nuevos productos y servicios genera beneficios en toda la empresa como la ideación, el intercambio de conocimientos, la comunicación interna, el trabajo en equipo, y varios otros.
¿CÓMO SE ESTABLECE UN PROCESO DE INNOVACIÓN?
Más a menudo de lo deseado, las empresas mantienen y protegen el statu quo tanto como sea posible en un esfuerzo por sobrevivir a la crisis, con la esperanza de que los efectos pasen de largo. Las lecciones en este caso pueden ser a nivel de gestión de crisis pero no en términos de innovación. De cualquier manera, los costos y esfuerzos de la empresa son inmensos. Entrar en nuevos mercados exige la adquisición de nuevos conocimientos, capacidades y recursos que, más allá de los beneficios, representan gastos financieros para la empresa.
¿Cómo podemos facilitar esta transición? La teoría y la práctica coinciden en la importancia de establecer un proceso de innovación que recoja los acuerdos de la empresa sobre qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo: en definitiva, establecer un procedimiento claro y conocido sobre cómo crear y poner en práctica las nuevas ideas. Es sencillo, ¿verdad? Sin embargo, la realidad es que el establecimiento de tal procedimiento y su base común no es una tarea fácil. Surge de un complejo conjunto de objetivos y actividades interconectados, de la diversidad de mentes, de procesos y estrategias ya establecidos, potenciados por mercados y oportunidades desconocidos.
Y se complica aún más: ¿cómo establecer o mantener ese proceso de innovación cuando se produce una crisis? Se trata de una tendencia predeterminada el seguir una estrategia de protección dedicando cualquier recurso a sostener la actividad principal y a suprimir cualquier actividad que aumente o implique incertidumbre. El problema es que la incertidumbre es el núcleo de la innovación. Surge la gran contradicción: ¿cómo puede sobrevivir mi empresa, centrándose en el rescate del presente y haciendo frente a un futuro increíblemente incierto? La respuesta inmediata es, sin pensarlo dos veces: centrarse en llevar el negocio principal a través de la crisis. Sin embargo, esta elección pone demasiado énfasis en los costos de las nuevas ideas sobre sus beneficios futuros, ya que la situación actual exige recursos y hace que otras inversiones parezcan inviables. Similar a los deportes y el ejercicio en épocas de mucho trabajo. Todo el mundo reconoce el poder del ejercicio, aunque es la primera actividad que queda relegada en tiempos de sobrecarga de trabajo. Al final, la innovación se aparca a un lado.
Una vez más, ¿cómo podemos establecer o mantener un proceso de innovación en tiempos de crisis? Esta crisis, debido a los límites planteados al contacto personal, y a la información y el flujo de trabajo, ha impulsado el uso de las tecnologías digitales. Herramientas y recursos computarizados, virtuales y electrónicos que se utilizan para procesar datos, es decir, la digitalización en pocas palabras. En nuestra vida cotidiana, significa que podemos utilizar un ordenador para trabajar, los medios sociales para crear redes, algunos juegos en línea para el tiempo libre, y cosas por el estilo que se pueden utilizar para aprender, enseñar, comunicar y así sucesivamente. Esta crisis ha intensificado el uso de tales herramientas de una manera que se esperaba que ocurriera en unos 20 años, y su uso ha invadido algunas esferas que se pensaba que eran las últimas susceptibles, por ejemplo la educación en el hogar y las fiestas de cumpleaños. Las empresas tampoco han podido escapar a esta intensificación y ahora vemos que se celebran reuniones internacionales online, que la contabilidad se hace sin papeles y el hecho más sorprendente: oficinas y edificios vacíos mientras casi todos los empleados trabajan desde su dormitorio, cocina o balcón.
AUMENTO DEL USO DE HERRAMIENTAS DIGITALES
¿Ha llegado esta intensificación del uso de herramientas digitales a los procesos de innovación? Los procesos de innovación deben entenderse como el conjunto del escenario en el que se nutren las nuevas ideas y, si no se aplican, se liberan a una esfera práctica. Es importante mencionar que las herramientas digitales desempeñan un papel crucial en el desarrollo de soluciones innovadoras para esta crisis, como una aplicación de rastreo de infecciones o una plataforma de intercambio de alimentos en línea. Sin embargo, la aplicación sistemática de las herramientas digitales en los procedimientos de innovación de las empresas para mantener en funcionamiento las nuevas ideas no está bien establecida, especialmente durante y después de una crisis como ésta.
Por el momento, la práctica común es celebrar reuniones virtuales y alojar archivos en la nube, por nombrar algunos. Pero, ¿cuántas de estas prácticas, ahora normales, se están utilizando para fomentar la creatividad del equipo, por ejemplo? O, ¿cómo se han utilizado Google Calendar o Outlook para fomentar la colaboración en equipo? O, ¿se ha establecido una charla virtual como la nueva sesión de ideación? La respuesta de algunas empresas puede ser "sí, lo hemos hecho..." pero, mirando más a fondo, las empresas en general todavía no han establecido herramientas digitales como una forma de gestionar su proceso de innovación, a pesar de su uso generalizado en la empresa. ¿Cómo hacer eso entonces?
La propia digitalización plantea algunos retos a las empresas. No por casualidad, McKinsey afirma que "las transformaciones son duras, y las digitales son más duras". Y podemos añadir ahora que las transformaciones en medio de una crisis son aún peores. Las compañías incluso luchan con el "simple" primer paso de decidir qué herramienta elegir y cómo usarla. A partir de ahí, otros desafíos se amontonan en torno a temas como la experiencia necesaria en los empleados, la conducción de la transformación, la infraestructura y los costos, el tiempo de implementación y la alineación con los procesos existentes, entre otros en una larga lista.
SUPERAR LAS LUCHAS
Poniendo todo junto: lucha con los procesos de innovación, lucha con la transformación digital, lucha por sobrevivir a una crisis. ¿Cómo pueden las empresas gestionar todo esto y encontrar un camino a seguir? Un elemento clave es mantenerlos a todos a la vista. Como ya se ha mencionado, la innovación tiende a dejarse a un lado cuando llegan las crisis. Pero por razonable que parezca no gastar recursos en proyectos inciertos, a largo plazo puede ser contraproducente. Las empresas pueden crear sinergias en sus esfuerzos de transformación en lugar de mantener los elementos separados, y pueden hacer responsables a los empleados en lugar de hacer de la crisis un tema de la alta dirección. Por ejemplo, ¿ha dedicado usted algunas actas de una de las múltiples reuniones virtuales planteando una pregunta en la línea de "dónde estamos con nuestras innovaciones"? Tomarse el tiempo para recordar y reflexionar con los empleados sobre el significado de la innovación o su papel en la empresa, hará que la innovación se centre y envíe el mensaje de su relevancia para la empresa. Algunos serán reacios a considerar la posibilidad de dedicar tiempo a la innovación, ya que la urgencia les dice que inviertan todos los recursos en la actividad principal. Llevará algún tiempo y esfuerzo hacer tangible el valor de la innovación para superar la crisis.
Aumentar la concienciación y volver a poner la innovación en el punto de mira puede ser un buen comienzo. Luego, se puede centrar la atención en actividades que fomenten la motivación e impulsen la inspiración. Transformar una reunión virtual formal en un diálogo espontáneo sobre nuevas tendencias, temas comunes como el último lanzamiento de un cohete o cómo la cafetería de al lado ofrece "máscaras para llevar" con su café, puede ser un buen rompehielos. Un diálogo abierto e informal puede ser usado como una forma de explorar nuevos pensamientos, provocar nuevas ideas, desafiar nuevas situaciones de la vida diaria. Una vez que se hace regularmente, puede reforzar una mente abierta, compartir ideas y una actitud de toma de riesgos en los empleados. Dependiendo de la empresa y de la relevancia que se le dé a la innovación, las charlas sencillas pueden progresar hacia temas técnicos, o hacia retos de producción interna, y pueden eventualmente transformarse en la creación de equipos para temas específicos sobre la innovación. Cambiar el enfoque hacia las oportunidades futuras también puede tener efectos secundarios en el hecho de aportar un pensamiento positivo y centrarse en las soluciones en lugar de los problemas.
EMPIEZA PEQUEÑO Y DIGITAL
Y... ¿dónde está la digitalización en todo esto? Como se mencionó antes, la idea es reunir todo. Arriba, la innovación y el enfoque de la empresa se han reunido en reuniones virtuales. Pero la digitalización es más que eso y puede crear aún más valor para una empresa. Por lo tanto, la oportunidad radica en cómo poner los resultados de una charla de innovación virtual en un formato digital, es decir, partiendo de un documento compartido de Excel o Word hasta una herramienta basada en la web para apoyar el trabajo colaborativo. Algunas empresas no considerarían la posibilidad de probar ninguna herramienta digital antes de hacer un análisis detallado de los costos, los pros, los contras y los requisitos. Sin embargo, una opción es empezar por poco, teniendo siempre presente que se trata sólo de un ensayo. Tomando un enfoque de experimentación, una empresa puede empezar a utilizar cualquier herramienta elegida, y al utilizarla aprender lo que funciona y lo que no, lo que es necesario y deseable. También significa involucrar a los empleados desde el principio en la identificación de las necesidades y en el intento de soluciones, y estar abiertos a cambiar el enfoque en cualquier parte del ensayo. Las empresas pueden adoptar un enfoque modular y flexible con el claro objetivo de revitalizar el proceso de innovación en tiempos turbulentos.
En este tiempo de rápidos cambios, nuestro mundo está cambiando permanentemente, incluyendo los deseos y preferencias de los clientes. Las empresas se enfrentan al gran reto de adaptarse de forma constante e inmediata a las condiciones cambiantes para seguir siendo relevantes en el mercado globalizado. En el futuro será indispensable poder confiar en la gestión de la innovación digital para mejorar continuamente los procesos empresariales, como ha demostrado claramente la actual crisis mundial. Los cambios actuales no dejarán las actividades comerciales cotidianas sin afectar y será necesario un replanteamiento corporativo integral. Buscar y probar nuevas herramientas puede convertirse en un hábito que facilite los procesos empresariales, independientemente de que la empresa se encuentre en medio de una crisis o pueda continuar sus actividades cotidianas como de costumbre. La inversión de tiempo a corto plazo en la búsqueda de herramientas adecuadas, la capacitación de la dirección y los empleados y la aplicación en toda la empresa siempre se ve recompensada con el ahorro a largo plazo de recursos y tiempo, así como con una posición competitiva relevante en el mercado.
AUTORAS
Lina Marcela Landinez: Soy Profesora Junior de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Münster y Jefe de Equipo de la iniciativa "Plugins de Innovación". He trabajado durante los últimos 15 años en la Gestión de la Innovación y recientemente he hecho hincapié en la digitalización de la misma como la vía de futuro para las organizaciones.
Jana Pommerening: Estoy en el segundo semestre del Máster de Marketing y Ventas Internacionales de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Münster. Mi interés se centra en la gestión de la innovación, por lo que soy asistente de investigación de la iniciativa Innovation Plugins, un proyecto que explora las posibilidades de digitalizar la gestión de la innovación y las herramientas correspondientes.
IMAGEN: la del artículo original
