Veamos 11 ideas para repensar cómo mejorar las comunicaciones internas de una empresa, a la vez que que impulsamos la participación de tus empleados.
Traducido y adaptado del original "11 Ideas How to Rethink Internal Communications—and Boost Your Employee Engagement", de Sina Kaye Lockley en el blog de Staffbase
En tiempos de transformación, la Comunicación Interna es el pegamento que mantiene unidas a las empresas. Por lo tanto, no es de extrañar que la CI esté creciendo tanto en su relevancia como en el número de personas que trabajan en este campo. De hecho, una encuesta reciente realizada por Ragan Communications encontró que los presupuestos de CI son los que tienen más probabilidades de estar aumentando.
Teniendo en cuenta estos acontecimientos, ¿qué ideas debería tener en cuenta para asegurarse de que su organización se está comunicando lo mejor que puede?
1. LA NECESIDAD DE VELOCIDAD
La tendencia en la mensajería apunta hacia la brevedad.
En un estudio reciente, el Pew Research Center demostró que las personas menores de 35 años sienten "la necesidad de una gratificación instantánea" y "la pérdida de la paciencia". A medida que aumenta la velocidad de Internet, la gente está menos dispuesta a esperar a que las páginas web se carguen, los vídeos se almacenen en el búfer y los colegas respondan a sus mensajes.
Aunque la idea de la comunicación instantánea no es nueva, la realidad de su significado ha cambiado debido a las vidas hiperconectadas que vivimos hoy en día, donde ocurren tantas cosas a la vez.
La comunicación interna en el trabajo no es una excepción. Para conectar y llegar a la nueva fuerza de trabajo que consiste principalmente en "Millennials" y la Generación Z, los mensajes deben ser breves y precisos, y que idealmente ya no se mandan por correo electrónico.
La velocidad permite más y mejores actualizaciones operativas, lo que significa que la comunicación ya no puede pasar en cascada de una persona a muchas, sino que debe dispersarse simultáneamente. No es una mala idea facultar y habilitar a los editores locales, a tiempo parcial, que pueden compartir las actualizaciones diarias y responder a las preguntas y comentarios.
2- LA CULTURA DE EMPRESA
Las empresas jóvenes -especialmente las de nueva creación- valoran cada vez más las políticas y la cultura de la empresa. Por qué? Porque su personal lo exige.
La Generación Z y los Millennials están buscando empresas que se alineen con sus valores, compromisos y objetivos. Los líderes de RRHH consideran la cultura y el compromiso como su reto número uno, según un estudio reciente de Deloitte University Press.
En consecuencia, el vínculo entre la CI y estos valores centrales se ha ido fortaleciendo. Por lo tanto, no sólo es importante incluir los valores fundamentales en tu estrategia de comunicación interna, sino también destacar las formas en que tu organización puede realizarlos de la mejor manera posible.
¿Cómo? Practicando lo que predicas, integrando tu cultura en tu propio comportamiento y dando ejemplo. Tu cultura debe ser algo más que unas pocas palabras en la pared: debe establecer pautas prácticas y promover un verdadero sentimiento de familia. La implementación de esta cultura comienza con un proceso de reclutamiento y contratación de personal en el que el encaje con el equipo debe ser tan importante como las cualificaciones prácticas. El proceso también incluye la comunicación clara de los valores de su empresa, y llega hasta el punto de crear un entorno físico de oficina que se alinea con los puntos de vista de la empresa y permite la mejor experiencia de los empleados.
Además, los eventos de equipo, la formación y los beneficios para los empleados ayudarán a difundir tus ideas, pero también determinarán cómo piensan y reaccionan tus empleados ante la cultura de la empresa.
3. TRABAJAR DESDE... BUENO, CUALQUIER SITIO MENOS LA OFICINA
Según un estudio de PricewaterhouseCoopers, los empleados de todas las generaciones valoran la flexibilidad en sus trabajos. Esto incluye los horarios y la distribución de la oficina, pero también el lugar donde trabajan. Esto puede explicar por qué uno de cada tres estadounidenses trabaja por cuenta propia.
Según un estudio de Gallup de 2015, el 37 por ciento de los empleados dijeron que habían trabajado a distancia en algún momento de su carrera, en comparación con el 30 por ciento en 2006 y sólo el 9 por ciento en 1995. Además, IBM descubrió que los trabajadores independientes suelen ser más comprometidos, autónomos en su funcionamiento, y colaborativos.
Este desarrollo ha llevado a lo que se ha dado en llamar la "Economía Gig" (=del trabajo de autónomos por proyecto) . En la actualidad, hasta el 34 por ciento de la fuerza laboral estadounidense está inscrita en acuerdos de trabajo no tradicionales.
El reto para los comunicadores internos de una empresa será encontrar la mejor manera de comunicarse con estos trabajadores remotos, no sólo manteniéndolos en los canales de información, sino integrándolos en la cultura de la empresa.
Es importante reconocer las necesidades de una fuerza laboral dispersa, y hacerla participar a través de múltiples canales que les llegarán sin importar dónde se encuentren. Estos canales incluyen aplicaciones, mensajes de texto, herramientas de notificación push y redes sociales.
Las soluciones de comunicación móvil permitirán conectar a trabajadores autónomos y empleados a través de departamentos y ubicaciones, a la vez que garantizan la participación y la inclusión.
4. VÍDEO
"Una imagen vale más que mil palabras" es un dicho popular, pero ¿sabías que un minuto de contenido de vídeo vale en realidad 1,8 millones de palabras, o el equivalente a 3.600 páginas de texto?
Publicar un vídeo no sólo aumenta la probabilidad de ver y compartir, sino que también aumenta la comprensión de tu producto hasta en un 74 %. Además, una encuesta sobre el comportamiento de los consumidores realizada por Hubspot mostró que más de la mitad (55 %) de sus usuarios declaran consumir vídeos completos, en comparación con el 33 % de los artículos interactivos y sólo el 29 % de los blogs.
Cuando se les preguntó qué tipo de contenido les gustaría ver más en el futuro, los empleados declararon lo siguiente:
El vídeo debería estar en lo más alto de tu lista cuando te plantees cómo hacer llegar temas más complicados a tus empleados. Es muy probable que la mayor parte de la comunicación interna, desde cursos de formación hasta noticias y anuncios importantes, se realice pronto en vídeo.
5. LOS EMPLEADOS COMO CREADORES DE CONTENIDO
En línea con la tendencia del vídeo, los Millennials y la Generación Z también tienen una alta demanda de autenticidad. Al igual que la cultura de la empresa, esta cualidad ha llegado a identificar la marca del empleador. La autenticidad puede ser implementada a través de contenidos creados por los empleados.
Los empleados se están convirtiendo en la voz más importante que una empresa puede ofrecer. Los programas de promoción de los valores de la empresa animan al personal a compartir sus pensamientos, novedades e ideas, a la vez que les proporciona una poderosa voz dentro de la empresa.
Esta voz no sólo es más auténtica que la de cualquier directivo, sino que también ofrece a ubicaciones y empleados de todo el mundo la oportunidad de expresarse. Además, el contenido compartido por los empleados recibe ocho veces más participación que el contenido compartido por los canales corporativos: éstos alcanzaron un 561 % más cuando son compartidos por los empleados.
Convertir a tus empleados en creadores de contenido apoya la descentralización que tiene lugar en el trabajo y añade un nivel de igual a igual a la habitual cultura de comunicación de arriba hacia abajo. Poner a tus empleados en primer lugar mejorará la reputación de tu marca como empleador.
Con el fin de animar a tus empleados a compartir y participar en la conversación, tus canales de comunicación interna deben centrarse en la difusión de contenidos que les afecten e interesen directamente (lo que es aún más probable cuando proceden de sus propias filas). Además, haz que esa comunicación sea interactiva al permitir comentar, compartir y darle al me gusta.
6. COMUNICACIÓN HORIZONTAL O ENTRE PARES
Aunque la presión de los compañeros puede hacerle pensar a uno en la conveniencia de ver la serie Juego de Tronos para aprender cómo desenvolverse mejor, la comunicación entre compañeros puede tener una influencia productiva y poderosa en la forma en que sus empleados trabajan.
Los compañeros proporcionan un feedback constante y fomentan una mayor colaboración, dos motores centrales de la comunicación de los empleados y del trabajo en equipo. La comunicación horizontal difunde el conocimiento dentro de una empresa y le quita trabajo a un directivo o mando intermedio porque ya no tiene que comunicarse a través de diferentes departamentos o enviar mensajes más de una vez.
La comunicación efectiva de los resultados apoya la gestión del conocimiento, difunde los conocimientos y ayuda a las personas a explotar sus talentos.
Los departamentos de comunicación interna deben trabajar para apoyar estas colaboraciones entre pares recompensando el trabajo en equipo, fomentando el intercambio y estableciendo objetivos para el equipo. Además, los eventos de equipo que promueven la cultura de su empresa también crearán sentimientos de unidad y fomentarán las relaciones interpersonales.
Como extra, ¡se ha comprobado que este tipo de relaciones hacen que el trabajo sea tan agradable como nuestro tiempo libre!
7. LLEGAR A LAS PERSONAS (las aplicaciones para móvil son el camino a seguir)
En el siguiente esquema vemos, por orden de preferencia, las tecnologías que las empresas están considerando implantar en los próximos tres años:
Los comunicadores se esfuerzan constantemente por lograr un mayor alcance, porque el alcance significa relevancia. Su objetivo debe ser incluir e implicar a todos sus empleados, sin importar dónde se hallen.
Es por esta razón por la que debes estar constantemente buscando soluciones digitales técnicas y creativas que puedan ofrecer el mejor concepto de IC y asegurar el compromiso de los empleados.
Hay muchos canales diferentes para elegir, pero el de las aplicaciones de móvil son la única tendencia clara. Una aplicación de comunicaciones internas es móvil, digital, y soporta notificaciones push, una revolución a la hora de transmitir información.
Si desearas saber más sobre los diferentes canales que puede utilizar para comunicarse con sus empleados, puedes consultar este artículo del blog de Staffbase (en inglés).
8. GAMIFICACIÓN
La gamificación puede mejorar la productividad y ayudar a alinear los objetivos de la empresa con los de los empleados.
Los procesos de aprendizaje basados en juegos no sólo pueden ayudar a las empresas a asegurar que sus empleados retengan información importante de la formación relacionada con el trabajo, sino también que las metas y los objetivos queden muy claros, especialmente cuando los pasos para alcanzarlos están claramente establecidos. Los colegas tienen la oportunidad de animarse y desafiarse unos a otros y pueden ser recompensados por sus logros.
La gamificación puede incluirse en cualquier parte de la vida laboral, pero un buen ejemplo es el proceso de incorporación de los nuevos trabajadores a la empresa. Esta incorporación puede ser más fácil y divertida si se transforma en una especie de búsqueda del tesoro de información en la que el empleado no sólo conocerá a sus nuevos compañeros de trabajo, sino que también conocerá las instalaciones y se sentirá premiado cuando encuentre un fragmento de la información que busca. ¿Y a quién no le gusta el juego de la búsqueda del tesoro?
9. MEDICIÓN
Según un reciente informe de Ruder-Finn, sólo el 16 por ciento de las empresas están satisfechas con su capacidad para medir la eficacia de su comunicación interna. Medir la comunicación interna y la participación es difícil, pero con ambos temas aumentando en importancia, también lo es la necesidad de medir con precisión su eficacia y cuantificar el retorno de la inversión.
Encontrar formas de medir tu comunicación interna te ayudará a identificar y aumentar la eficiencia. Las métricas en tiempo real han ido ganando importancia, y ahora podemos medir toda una gama de temas de forma más directa y precisa que nunca. Piensa en las solicitudes que llegan, el uso de la intranet y el alcance (de las comunicaciones).
Además, los resultados medidos se pueden utilizar de dos maneras: para convencer a los directivos y responsables sobre la importancia de un asunto, haciendo más visibles sus fortalezas y debilidades, y para comprender mejor los intereses de tus empleados.
Y lo más importante, tener los números a mano te dará valiosas pruebas para apoyar tus acciones concretas.
En el siguiente esquema vemos las formas cuantitativas (en azul) y cualitativas (en amarillo) para hacer un seguimiento de la participación de los empleados en los distintos canales de comunicación de la empresa:
10. LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA SE ESTÁN MEZCLANDO
La comunicación interna y externa están inextricablemente vinculadas, independientemente de dónde se sienten sus equipos o a quién reportan. Es esencial tener en cuenta a ambos públicos al elaborar tus mensajes, incluso si te ves obligado a alterar su tono o enfoque. Nunca debes decir algo a un público que no te gustaría contarle al otro.
Pero no renuncies a tus canales de comunicación interna porque los externos sean abrumadores. Necesitas un canal de trabajo que puedas controlar y medir para poder transmitir con claridad el mensaje de tu empresa.
Las organizaciones necesitan establecer canales rápidos, interactivos y fiables para llegar a todos los empleados. La mejor manera de hacerlo es aprovechando la movilidad. Como en muchos otros casos, es necesaria una combinación de nuevos procedimientos, habilidades y tecnología para crear confianza y transparencia. Esto permite a las empresas mantener el control sobre los mensajes que envían, en lugar de dejar la información abierta a malas interpretaciones individuales.
11. EMOJIS
Ah, los Emojis. Todos los usamos, pero si son apropiados o no para la comunicación profesional depende de a quién le preguntes.
El hecho es que los emojis son fáciles de entender, y pueden dirigirse a la gente sin importar el idioma que hablen. Aportan sentimientos de familiaridad y pueden ayudarte a apoyar tu marca y a publicitar tu empresa. Su uso racional es indudablemente una tendencia en aumento.
Además, los emojis son una gran manera de atraer a los trabajadores más jóvenes, y su uso es una prueba de que eres lo suficientemente flexible para adaptar la comunicación a las demandas de tu audiencia.
Aunque los emojis no son necesariamente la mejor opción para tu próxima campaña comercial, pueden ofrecer otra forma creativa para que las comunicaciones internas se conecten con toda tu gente en todo el mundo.
AUTORA
Sina Kaye Lockley es especialista en comunicación en Staffbase. Ella quiere ayudar a las empresas a involucrar a sus empleados y encontrar maneras de hacer que el trabajo sea más divertido. Escribe sobre comunicación interna, compromiso móvil de los empleados y cómo utilizar una app en la cambiante fuerza laboral de hoy. En su tiempo libre lucha por los aseos de género neutro y por los derechos LGBTQ.
IMÁGENES: del artículo original, salvo la de los Emojis que es de GetEmoji
