Si alguna vez ha tenido experiencia con un programa de buzón de sugerencias (ya sea ejecutando uno o, más probablemente, enviando una sugerencia), la mera sugerencia de tener un programa de buzón de sugerencias en su organización podría hacer que su cabeza dé vueltas, y no en el buen sentido.
La verdad es que, con raras excepciones como las industrias Toyota, Frito-Lay y Dart, los programas tradicionales de buzones de sugerencias son (y siguen siendo) uno de los fracasos más espantosos en los negocios.
Traducido y adaptado del original "Ideas from All? Try the Whiteboard Technique", por Bryan Mattimore en el blog de Innovation Management
¿Cómo? Los programas de buzones de sugerencias no fracasan por falta de interés o entusiasmo inicial de los empleados. Fracasan porque el proceso para gestionar, examinar y desarrollar las ideas presentadas no es tan riguroso (o creativo) como debe ser.
La mayoría de las ideas son como bebés recién nacidos: lindos, sí (aquí no hay bebés feos), pero no pueden hacer mucho más que sonreír, llorar y hacer caca cuando nacen. Necesitan cuidados y alimentación constantes para sobrevivir, y mucho menos prosperar, y alcanzar su máximo potencial. En el mundo de las ideas, este “cuidado y alimentación” se presenta en forma de creación y desarrollo de ideas en equipo, creación rápida de prototipos y pruebas. Los programas de buzones de sugerencias simplemente no permiten un mayor desarrollo de ideas.
Otra deficiencia de la mayoría de los programas de buzones de sugerencias es que las ideas enviadas (y eso significa que todas las ideas, independientemente de su mérito inherente) deben tomarse en serio. Los empleados necesitan saber que el tiempo que dedicaron a pensar en ideas para mejorar el negocio no fue una pérdida de tiempo, incluso si sus ideas finalmente no tuvieron éxito. De lo contrario, los empleados se volverán cínicos respecto del proceso y el número y la calidad de las ideas sugeridas disminuirán precipitadamente.
Una forma sencilla de superar las deficiencias de los programas de buzón de sugerencias es mediante el uso de una técnica sencilla que llamo Técnica de Pizarra. Piense en ello como una especie de buzón de sugerencias "interactivo" donde otros pueden aprovechar las ideas de manera fácil y efectiva.
PASOS PARA USAR LA TÉCNICA DE LA PIZARRA BLANCA A LA HORA DE RECOGER IDEAS
- Coloque una pizarra en un área pública (sala de conferencias, pasillo o cafetería). O si su empresa es principalmente virtual, se puede publicar una “pizarra” en un programa interno, de equipo, departamento o para compartir en toda la empresa, como Slack.
- En el centro de la pizarra real o virtual, escriba un desafío para el cual desee algunas ideas nuevas: por ejemplo, "¿Cómo podemos hacer un mejor trabajo sirviendo a nuestros clientes?" "¿Cómo motivamos a una fuerza laboral multigeneracional?" "¿Cómo podemos reducir costos?" etc… Cualquiera que sea un tema oportuno e importante para el que se necesitan nuevas ideas. Considere la posibilidad de utilizar programas de IA generativa para ayudarle a generar una amplia gama de posibles preguntas, tanto generales como específicas.
- Para crear un sentido de urgencia (y proporcionar un medio de cierre para cada desafío), establezca un cronograma/fecha límite para cada desafío: generalmente, de siete a diez días... escribiendo los números 1-2-3-4-5- 6-7 en la parte inferior de la pizarra.
- “Prepare la bomba” escribiendo algunas ideas y/o datos preliminares en la pizarra. Nuevamente, los programas de inteligencia artificial como ChatGPT o Bard de Google pueden ayudarlo aquí.
- Luego anime a sus compañeros de trabajo a agregar libremente sus ideas durante los siete días.
- Cada día siguiente del desafío tacha el número correspondiente en la parte inferior de la pizarra. 1-2-3-4-5-6-7 7) Al final de los siete días, el desafío termina. Luego se publica un nuevo desafío en una pizarra en blanco y el proceso comienza nuevamente.
- Al final de cada desafío, resuma las ideas en la pizarra para que usted y sus compañeros de trabajo reaccionen. Y luego… tome algún tipo de acción para demostrar a sus compañeros de trabajo que las ideas publicadas y el esfuerzo puesto en crearlas fueron valoradas.
- Las acciones tomadas podrían incluir:
- a. identificar las ideas ganadoras, junto con sus planes para un mayor desarrollo, o
- b. Usar las ideas como desencadenantes del pensamiento para una sesión de ideación grupal.
Eso es todo. Muy simple. Pero es una herramienta poderosa para convertir el “tiempo más tranquilo” en un vehículo para generar nuevas ideas de contenido creativas y originales.
Una ventaja interesante que tiene la técnica de la pizarra sobre una sesión de ideación tradicional es el "tiempo de inmersión" creativo. El tiempo permite que el maravilloso poder de la mente subconsciente para encontrar patrones y combinar ideas haga su magia, una magia de la que todos pueden y deben ser parte... haciendo conexiones inesperadas, y a veces profundas, entre fragmentos de ideas aparentemente no relacionadas.
La Técnica de la Pizarra es una forma sencilla y eficaz de liberar la creatividad organizacional. Pero no te dejes engañar por su simplicidad. Muchos de nuestros clientes de Fortune 500, organizaciones gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro han logrado resultados extraordinarios con él. Y como tal, ha sido un gran vehículo para generar una amplia variedad de ideas para mejorar los negocios... sin mencionar una excelente manera de mejorar la satisfacción (y la felicidad) de los empleados en el trabajo, ya sea en persona o virtualmente.
AUTOR
Bryan Mattimore es el jefe de ideas de Growth Engine, una agencia de innovación de 23 años con sede en Stamford, Connecticut. Sus seis libros sobre procesos de ideación e innovación incluyen “21 Days to a Big Idea”, “Idea Stormers” y el nuevo libro asistido por IA, “Quirks”. El taller de Bryan, “Ideación de IA y la empresa de innovación total”, integra el uso de programas de IA generativa con técnicas de ideación grupal validadas empíricamente para ayudar a generar ideas de mejora de productos y procesos en toda una organización. Puede comunicarse con Bryan en: bmattimore@growth-engine.com
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