Los tiempos cambian y cada vez lo hacen más rápidamente. Estos Cisnes Negros que estamos viviendo en todo el mundo, al que se suman muchas otras crisis de distinto calado y la entrada fulminante de tecnologías disruptivas como la Inteligencia Artificial, exigen a todos una mente abierta a posibles nuevas opciones.
En lo que toca a las empresas el asunto es aún más importante. Las antiguas formas de organizarse, que por definición y conveniencia eran más rígidas y jerárquicas se ven ahora sobrepasadas por tanto cambio. Como es evidente que se impone la flexibilidad y adaptabilidad, hay que trabajar de otra manera.
Vienen las metodologías ágiles, la filosofía Lean, los sprints de innovación, nuevas formas de ejercer el liderazgo de una forma emocionalmente más competente, los modelos híbridos de trabajo, la inteligencia colaborativa para la innovación interna, el enfoque total al cliente, el desarrollo de las personas, la lucha por el talento, la transformación digital, el trabajo en equipo entre humanos e Inteligencia Artificial, … La lista de reacciones es bien larga.
Hoy vamos a hablar de una forma distinta de organizar una empresa para gestionar mejor toda esta vorágine.
En concreto, de la Holocracia.
¿QUÉ ES LA HOLOCRACIA?
El término fue acuñado por Arthur Koestler en su libro de 1967 "El fantasma en la máquina", como una combinación de la palabra griega "holon" ("todo") y "cracia", un sufijo griego que significa "poder, gobierno".
El término "Holocracia" se refiere a una estructura organizativa autogestionada que distribuye la autoridad para tomar decisiones entre los miembros del equipo. Este marco brinda a los empleados un alto nivel de autonomía y les permite trabajar en múltiples roles a la vez. De esta manera, fomenta la transparencia y la rendición de cuentas, permitiendo que las personas aprovechen al máximo su experiencia.
No nos equivoquemos: la autoridad no desaparece por completo. El Presidente sigue siendo el jefe. Sin embargo, los equipos de empleados reciben poder y permiso explícito para desempeñar sus funciones sin buscar aprobación, siempre que operen en línea con la misión y los objetivos de la organización. Siguiendo el mismo rumbo.
En esencia, la Holocracia tiene como objetivo eliminar los enredos burocráticos del proceso de toma de decisiones. El poder se distribuye dentro de las organizaciones dirigidas holocráticamente, lo que se traduce en principio en una mayor eficacia.
¿Y CÓMO FUNCIONA ESTO DE LA HOLOCRACIA EN UNA EMPRESA?
Según cuenta Brian J. Robertson, autor del libro "Holacracia: El nuevo sistema organizativo para un mundo en continuo cambio" y fundador de HolacracyOne, la Holocracia es “Un marco de gestión con nuevas reglas de enfrentamiento” o actuación.
Hay unas nuevas reglas. Todas están en la Constitución del sistema holocrático para la empresa, ya escrita y muy pulida y revisada. Puedes ver el original en inglés aquí y su versión actualizada en español aquí.
Esta Constitución tiene 5 módulos bien definidos:
- Estructura organizativa. Define un formato estándar explícito para codificar roles y reglas de la organización, así como responsabilidades básicas para cualquier persona en un rol.
- Reglas de cooperación. Define deberes fundamentales que todos los socios pueden esperar unos de otros. Incluye deberes de transparencia, tramitación de solicitudes y priorización.
- Reuniones tácticas. Define un procedimiento de “reunión táctica” para reuniones operativas periódicas eficaces en cada equipo.
- Autoridad distribuida. Define las autoridades fundamentales y las limitaciones que las personas tienen en sus roles. Apostando por la autonomía y la innovación.
- Proceso de gobernanza descentralizada. Establece un proceso de gobierno descentralizado dentro de cada equipo. Cualquiera puede proponer mejoras a la estructura organizacional dentro de su ámbito de trabajo.
La Holocracia utiliza además dos elementos interesantes:
Los Roles. Los roles son los "bloques de construcción" de una organización. En conjunto, representan todas las actividades que se realizan en una organización. Individualmente, muestran el nivel más bajo en el que se agrupan las responsabilidades, por lo que pueden asignarse a cualquier persona de la organización.
Los Círculos. Los círculos son las unidades principales de una estructura holocrática, que hacen posible la autoorganización. Se trata de un grupo de personas que comparten las mismas responsabilidades dentro de una empresa. Cada círculo tiene un propósito que debe alinearse con el propósito general de la empresa y contiene diferentes roles.
Los círculos incluyen 4 roles que conforman su organización básica:
- Lead Link. Es responsable de priorizar el trabajo y establecer una estrategia para el círculo. Además, invita a personas de la organización a desempeñar roles en el círculo. El Lead Link también transmite mensajes desde el círculo más grande al más pequeño.
- Rep Link. Canaliza mensajes fuera del círculo que no pueden procesarse dentro de él. Por ejemplo, si el círculo de Marketing necesita un proyecto específico del círculo de Redes Sociales, el Enlace Representativo puede llevar esa tensión (=requerimiento) a la Reunión Táctica del supercírculo (el círculo en el que se encuentran ambos círculos), donde ambos están representados.
- Facilitador y Secretario. Se ocupan de mantener reuniones de Holacracia en marcha en cada círculo. Al primero le corresponde presidir las reuniones de conformidad con la Constitución. El Secretario programa las reuniones (Tácticas y de Gobierno) y registra los resultados, distribuyéndolos luego a todos los miembros del círculo.
¿QUÉ VENTAJAS TIENE LA HOLOCRACIA PARA UNA EMPRESA?
Natalia Rossingol, especialista de la consultora Runn, nos ofrece esta lista:
- Elimina la tensión burocrática. Un sistema jerárquico clásico requiere que los empleados presenten el resultado de su trabajo a aquellos de mayor estatus. Por el contrario, un sistema holocrático desplaza el foco de la presentación al resultado mismo.
- Fomenta las iniciativas. En un sistema holocrático, cada persona está enfocada en un propósito específico. Esto anima a los empleados a esforzarse por alcanzar la productividad y buscar estrategias que aporten los resultados necesarios para el objetivo general de la empresa. Esto da a las personas la libertad de realizar experimentos, lo que conduce a la innovación.
- Promueve el trabajo en equipo. Una estructura organizativa holocrática se rige por una gestión descentralizada. Significa que la comunicación y la cooperación desempeñan un papel crucial. Los equipos autogestionados desarrollan un sentido de comunidad y los inspiran a construir un ambiente de trabajo positivo y saludable.
- Promueve la transparencia. La claridad y la transparencia son fundamentalmente importantes en una holocracia. Todo se discute y se acuerda abiertamente. Todo el mundo tiene acceso a la información.
- Fomenta la responsabilidad. La autogestión requiere un mayor nivel de responsabilidad por sus acciones. Serás responsable de tus propias decisiones, que no sólo te afectan a ti sino a todo el equipo (y tal vez a toda la organización). No hay jefes a los que puedas culpar.
- Promueve el compromiso de los empleados. Cuando los empleados tienen derecho a participar en el proceso de toma de decisiones, esto afecta positivamente el comportamiento organizacional y su disposición a participar.
- Mayor satisfacción del cliente. La ausencia de muchos niveles burocráticos acerca a los empleados a los clientes. Dado que los miembros del equipo pueden tomar decisiones de forma autónoma, es probable que estas decisiones tengan en cuenta las necesidades de los clientes.
- Da libertad de elección. En un sistema de holocracia, los empleados son libres de elegir las tareas a realizar. Esto significa que pueden probarse a sí mismos en algunas posiciones nuevas, revelando nuevos talentos.
¿Y CÓMO PUEDO TRAER LA HOLOCRACIA A MI EMPRESA?
Buena pregunta. Lo primero es informarte bien de lo que es la Holocracia como sistema organizativo. Qué supone. Qué requiere en términos de cambio de mentalidad.
El cambio a las nuevas reglas de juego puede llevar hasta años, según dicen los expertos. Y no todas las empresas son susceptibles de aprovechar la Holocracia. Tampoco todas las personas en cargos de Dirección.
REFLEXIONES FINALES SOBRE LA HOLOCRACIA
Lo que está claro es que una de las mejores formas de gestionar cambios tan intensos y profundos en la sociedad y en los mercados es manteniendo una mente abierta. Preparada. Curiosa. Dispuesta a cuestionar las formas en las que estamos haciendo ahora las cosas. Crítica con las inercias. Fría en su análisis. Convencida de que hay que probar otras cosas y asumir los riesgos que ello supone.
Puede que a muchos no convenza la Holocracia como forma de organizar una empresa a pesar de que se ha demostrado que funciona. Es perfectamente lógico tener estas reservas.
Lo sabio es, además, aprovechar las nuevas ideas y corrientes de pensamiento como las competencias del Manager 3.0 para incorporar aquellas técnicas e ideas que sí que vemos que mejorarán el funcionamiento de nuestra organización.
AUTOR
Alberto Losada Gamst. Director y cofundador de Avantideas. Consultor de empresas especializado en la inteligencia colaborativa y la gestión de las ideas. Escritor de artículos y ponente sobre creatividad e innovación, comunicación en las empresas y repensamiento de nuestras actividades.
Como formador especializado en habilidades de comunicación e innovación en las organizaciones, he impartido talleres en más de 30 empresas (muchas de las cuales han repetido con nuevos grupos) y más de 1.600 participantes a finales de 2023, tanto presencialmente como online. Y en todas las ocasiones he aprendido mucho de todos. ¡Gracias por ello!
IMAGEN: montaje propio sobre una imagen de Geralt en Canva
