La falta de comunicación es una de las principales causas de retrasos y fracasos en los proyectos. Según el Project Management Institute, “las comunicaciones ineficaces son el principal factor que contribuye al fracaso del proyecto en un tercio de las veces y tienen un impacto negativo en el éxito del proyecto más de la mitad de las veces”. Las consecuencias de la falta de comunicación también son costosas: a una empresa promedio de al menos 100.000 empleados le cuestan más de 62 millones de dólares al año. La falta de comunicación también afecta a los empleados, lo que lleva a una baja moral y al incumplimiento de objetivos de desempeño, según un estudio de The Economist.
Traducido y adaptado del original "4 Tools to Reduce Miscommunication", publicado en el blog de Zarvana
La comunicación clara y coherente es difícil porque depende de un fuerte pensamiento crítico. Toda buena comunicación fluye del buen pensamiento.
Pero incluso si piensas críticamente, la comunicación puede ser un desafío porque requiere tres actos de conversión.
- primero, tienes que convertir tus pensamientos en palabras,
- luego tienes que convertir tus palabras en palabras que tengan sentido para la otra persona y,
- en tercer lugar, ella tiene que convertir tus palabras en sus pensamientos.
Las brechas de conversión ocurren cuando no logramos comunicarnos de manera que reflejen nuestro pensamiento o nos comunicamos de maneras que no tienen sentido para nuestra audiencia.
CÓMO CERRAR LAS BRECHAS DE CONVERSIÓN
Para cerrar estas 3 “brechas de conversión”, recomendamos utilizar 4 herramientas de pensamiento crítico:
-Por qué/Qué/Cómo/Cuándo
-Prueba de rearticulación
-Creación de prototipos
-Iteración rápida
Por qué/Qué/Cómo/Cuándo
Al delegar trabajo o recibir una tarea de otra persona, asegúrate de comprender estas 4 dimensiones de la tarea: por qué, qué, cómo y cuándo. Es común omitir uno o más de estos elementos porque puede parecerte obvio, ya sea como quien delega la tarea o como quien recibe la tarea.
Por ejemplo, un estudio publicado en Archives of Internal Medicine halló que cuando los médicos derivaban a un paciente a un especialista, hacían explícito el propósito de la derivación en sólo el 76% de los casos. ¿Cómo podrían pasar por alto proporcionar esta información tan esencial en una cuarta parte de los casos? Para ellos, la razón era obvia. No supieron apreciar la brecha entre lo que había en sus cabezas y las cabezas de los especialistas.
La herramienta por qué/qué/cómo/cuándo te ayuda a evitar olvidarte de compartir información importante al brindarte un marco claro de información para compartir en todo momento. Al delegar a miembros del equipo más experimentados o competentes, puedes compartir sólo el por qué o el por qué y el qué, y luego pedirles que completen el resto.
Prueba de rearticulación
Para asegurarte de comprender la tarea que se te asignó, intenta describir la tarea con tus propias palabras (ya sea escrita o verbal) y comparte esa "versión" tuya con la persona que te asignó el trabajo. La prueba de rearticulación cierra la brecha de conversión al brindar al comunicador la oportunidad de ver si convirtió con precisión sus pensamientos en palabras, y de ver si sus palabras se convirtieron con precisión en pensamientos en tu cabeza. Al volver a articularlo, asegúrate de expresarlo con tus propias palabras en lugar de simplemente repetir lo que compartisteis
No es raro que la persona que delega la tarea haga ajustes en ella después de escucharla reproducida. Si eres tú quien delega -especialmente en miembros del equipo nuevos o sin experiencia-, valora la posibilidad de pedirles que te expliquen esas tareas antes de comenzar.
Creación de prototipos
Un prototipo es un modelo simplificado del producto deseado diseñado para permitir la prueba de una idea o concepto. Por ejemplo, un prototipo de informe escrito podría ser un resumen del informe. Un prototipo de modelo financiero podría ser un borrador de la estructura del modelo. El objetivo de un prototipo es convertir algunos elementos del producto en pensamientos o palabras. A las personas les resulta mucho más fácil responder a algo tangible.
Los prototipos son particularmente útiles para proyectos más largos y que requieren más recursos, tareas que no se han realizado antes o tareas abstractas y más conceptuales. Ellos, más que las 2 primeras herramientas, cierran la brecha de conversión entre nuestros pensamientos y palabras.
Iteración rápida
La iteración es el proceso de llevar tu trabajo a tu supervisor o cliente y obtener sus comentarios. Si los ciclos iterativos son cortos (es decir, el tiempo entre controles es corto), hay menos posibilidades de que te desvíes del camino o alteres sus perspectivas. Para iterar rápidamente, piensa en los puntos de decisión clave involucrados en tu trabajo y luego programa controles en los momentos en que hayas alcanzado cada uno de esos puntos de decisión. La iteración rápida reduce la brecha de conversión al minimizar la cantidad de conversión necesaria entre registros.
La falta de comunicación es muy común debido a las brechas de conversión y que debes superar para evitarla, pero no tiene por qué ser así. Si adoptas un enfoque intencional al utilizar estas 4 herramientas, será mucho más probable que entregues los proyectos a tiempo y según el objetivo, le ahorres dinero a st organización y mejores tu moral y tu desarrollo profesional.
AUTOR
Zarvana es un equipo totalmente remoto, que abarca tres continentes. Su fundador y director general, Matt Plummer, ha pasado los últimos tres años y medio trabajando a distancia, primero en la consultora de estrategia The Bridgespan Group y luego en Zarvana.
IMAGEN: Airfocus en Unsplash
