El tablero Kanban como herramienta definitiva para la gestión del trabajo en equipo

He estado impartiendo una clase de aprendizaje basado en proyectos en la escuela secundaria durante los últimos diez años, y siempre he luchado para encontrar la herramienta perfecta para ayudar a los equipos de estudiantes a manejar su trabajo colaborativo, hasta que me encontré con el Tablero Kanban.

 

Traducido y adaptado del original «The Ultimate Team Work Management Tool: Kanban Boards«, de John Derian, en el blog de PBL Works.

 

Los Tableros Kanban son una herramienta de visualización de flujos de trabajo que hoy en día se utiliza principalmente en el mundo de la programación informática. Kanban traducido del japonés significa «letrero» o «cartelera». El método Kanban fue desarrollado por primera vez en la década de 1940 para el recién desarrollado Sistema de Producción Toyota con el fin de construir vehículos basados en la demanda del cliente para evitar acumular un «stock» excesivo.

Me encontré con el método Kanban mientras trabajaba con programadores para desarrollar aplicaciones basadas en la educación y, rápidamente, me di cuenta de que podía aplicar este sistema de gestión del trabajo en equipo en los proyectos de mi aula para ayudar a los equipos de mis alumnos a colaborar.

 

CÓMO FUNCIONA UN TABLERO KANBAN

El concepto básico detrás del método Kanban es dividir los resultados de proyectos específicos en tarusando el tablero Kanban

eas de flujo de trabajo sencillas. A continuación, el usuario supervisa estas tareas clasificándolas en tres categorías: «Por hacer», «En progreso» y «Hecho».

Una rápida búsqueda online mostrará que hay muchas variaciones en la tabla Kanban, pero el siguiente diagrama muestra cómo adapté el método para mi clase. Cada fila indica los principales puntos de referencia de la evaluación formativa que actúan como trampolines para el producto o evento del proyecto culminante. Cada nota post-it representa las tareas, actividades, asignaciones, pruebas, protocolos, etc. que los equipos deben completar para cumplir con el punto de referencia de la fila.

Echemos un vistazo a cómo los equipos de estudiantes utilizaron la tabla Kanban en el contexto de un proyecto.

 

EL MÉTODO KANBAN EN LA PRÁCTICA

Un proyecto para el que utilizo la tabla Kanban es mi proyecto Biomes Podcast. Los grupos crean un podcast sobre un tema ambiental relacionado con un bioma específico. Cada estudiante hace de invitado experto que discute cómo su área de especialización (impacto animal, vegetal, climático y humano) se relaciona con el tema. El proyecto culmina con una «fiesta de escucha» (=«Listening Party», típico evento de inauguración de un nuevo Podcast al retransmitir o publicar su primer episodio) donde los estudiantes retransmiten su programa y hablan de su trabajo con los invitados.

Hay tres puntos de referencia principales que deben ser completados antes de la Fiesta de la Escucha. La primera es la investigación individual relacionada con su área de especialización. El segundo es el desarrollo del esquema y el guión del podcast. El tercero es grabar, editar y publicar el podcast.

tablero kanban

Por Hacer – En Progreso – Hecho

 

 

PROCESO PARA UTILIZAR EL SISTEMA KANBAN

Presento a los alumnos sus Tableros Kanban después del evento de inicio del proyecto, la discusión del material entregable, la formación de grupos y el desarrollo del proyecto Need to Know List (=»lista de lo que hay que saber») -típicamente el segundo o tercer día del proyecto. Cuando los estudiantes llegan a clase, tengo los materiales listos en las mesas de los equipos:  grandes hojas de papel para carteles, rotuladores, reglas y notas adhesivas. Les digo a los estudiantes que crearemos una herramienta para ayudarles a colaborar y gestionar su trabajo.

Primero, hago que los estudiantes creen la cuadrícula y etiqueten las tres columnas. Sé que habrá tres filas para este proyecto porque hay tres puntos de referencia principales para la evaluación formativa. Luego, hago que los estudiantes identifiquen esos puntos de referencia a través de una discusión en clase y los etiqueten en las filas en la secuencia que necesitan completar bajo la columna «To Do» (=»Por Hacer»). Una vez realizado, los estudiantes escriben la fecha límite para cada uno de los tres puntos de referencia bajo la columna «Hecho«.

Ahora, los estudiantes escriben cada una de las tareas, actividades, pruebas, etc. en las notas post-it. Las tareas a menudo se dividen en tres categorías: tareas en las que el equipo participa conjuntamente, tareas que cada estudiante necesita completar individualmente, o tareas que una persona necesita hacer para el equipo.

Para las tareas que son individuales, cada estudiante crea su propia nota post-it para esa tarea y escribe su nombre en la parte superior. Para las tareas que involucran a todo el equipo, sólo se crea una nota post-it con el «equipo» escrito en la parte superior. Para las tareas que una persona necesita hacer para el equipo, el responsable escribe su nombre en la parte superior.

He descubierto que hacer que los estudiantes identifiquen las tareas específicas para completar cada punto de referencia de esta manera no sólo les ayuda a entender mejor el proyecto, sino también a darse cuenta de cómo sus responsabilidades individuales contribuyen al producto final del equipo.

 

USO DIARIO DEL MÉTODO KANBAN

Una vez creados, los equipos pasan el comienzo de cada clase en una «reunión de poder de cinco minutos» (“five-minute power meeting” en el original)  utilizando su tabla Kanban para identificar dónde están en el proyecto, qué se necesita hacer durante este período, quién necesita hacer qué, y luego ponerse a trabajar. Me di cuenta de que al principio del proyecto, tendría que intervenir muy a menudo para facilitar el proceso de reuniones de equipo al principio de la clase, pero pude dar un paso atrás rápidamente una vez que se estableció la rutina.

Como profesor, una cosa que me encanta de la pizarra Kanban es cómo la organización visual y la presencia física de la pizarra permite a los estudiantes ver en qué trabajar una vez que una tarea ha sido movida a la columna «Hecho». Lo siguiente que había que hacer era esperarlos en la columna «Por Hacer».

Otra cosa que me encanta es cómo los equipos se sienten relacionados con su Tablero Kanban. La primera vez que utilicé esta herramienta, me sorprendió ver cómo los equipos realmente crecieron para preocuparse por el aspecto visual de su tablero y me enorgullecí de trasladar las notas post-it a la columna «Hecho».

Además, al final de los proyectos, he encontrado que los Tableros Kanban fueron una gran manera de motivar a los estudiantes a reflexionar sobre su trabajo juntos y cómo pudieron colaborar para completar el proyecto.

 

BENEFICIOS DEL MÉTODO KANBAN

Desde que descubrí el sistema Kanban, lo he utilizado en la mayoría de mis proyectos para ayudar a los estudiantes a gestionar su trabajo colaborativo. Estos son algunos de los beneficios que he encontrado:

  • Ayuda a los estudiantes a planificar y discutir su trabajo en equipo.
  • Ayuda a los estudiantes a ver cómo el trabajo diario conduce al producto/tarea/evento final.
  • Ayuda a los estudiantes a identificar en qué trabajar después de completar una tarea.
  • Mantiene a los individuos responsables de su trabajo en equipo.
  • Ayuda a los estudiantes a ver su progreso y a sentirse orgullosos de su trabajo.

 

AUTOR
John Derian diseña el plan de estudios de PBL («Project Based Learning», o aprendizaje basado en técnicas de proyectos) para su clase de Ciencias Ambientales de 12º grado en Brooklyn International High School, donde ha estado enseñando a estudiantes que están aprendiendo inglés durante los últimos diez años. El plan de estudios de John está diseñado para ayudar a los diversos estudiantes que están aprendiendo inglés en su clase a desarrollar sus habilidades académicas, lingüísticas y de éxito, además de sus conocimientos de contenido.

IMAGEN: Gerd Altmann en Pixabay

 

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