Cómo hacer más con menos: repiénsate la forma en la que contestas

¿Alguna vez has sentido que constantemente se te pide que hagas más y más con menos y menos?

Si tu respuesta es «no», házmelo saber. Me gustaría aprender algunos de tus secretos.

 

Traducido y adaptado del original «How to Do More with Less: Rethink How You Respond «, de Avish Parashar en Linkedin.

 

Si, como la mayoría de la gente, tu respuesta es «sí», entonces me gustaría compartir contigo una experiencia que te ayudará a lidiar con ese problema sin sentirte abrumado.

Mi mujer y yo tuvimos nuestro primer hijo, un chico, hace un año. Al acercarnos al nacimiento de mi hijo, me di cuenta de que como improvisador motivacional y orador principal de mi propio negocio, no estaba trabajando muy eficientemente.

Como soy mi propio espectáculo, tuve el lujo de ser ineficiente. Si me llevó 8 horas hacer 5 horas de trabajo porque lo postergué, hice llamadas telefónicas innecesarias, me concentré en trabajo de bajo valor, etc., no fue gran cosa. Tuve mucho tiempo para hacerlo todo.

Con la llegada de mi hijo, me di cuenta de dos cosas:

  • Iba a tener mucho menos tiempo, simplemente porque ser padre añade mucha responsabilidad.
  • Durante los primeros 3 meses, mientras mi esposa estaba de baja por maternidad, yo también quería estar de baja por paternidad, lo que significaba no pasar horas trabajando todos los días. Prefiero pasar ese tiempo en casa con mi hijo y mi esposa. ¿Cómo podría hacer eso posible si tuviera cosas que hacer?

 

Rápidamente me di cuenta de que si intentaba trabajar más y más rápido, no llegaría muy lejos.

En vez de eso, necesitaba repensar cómo respondía al aumento del estrés y las exigencias.

 

Utilicé los dos meses anteriores al nacimiento de mi hijo para rehacer y repensar todo. Me centré en los sistemas y las listas de control. Creé plantillas para todos esos correos electrónicos que estaba escribiendo repetidamente. Automaticé algunas cosas con correos electrónicos de respuesta automática y respuestas enlatadas.

Lo más importante es que contraté a un asistente virtual para que empezara a hacer algunas de las tareas que me estaban ocupando mucho tiempo. Eran importantes, pero no me necesitaban para hacerlas.

Hasta ese momento, había evitado contratar a alguien porque era una molestia imaginarme cómo explicarles la forma de hacer todas esas tareas que estaba haciendo. Esto es normal; siempre es más fácil a corto plazo no cambiar.

Sin embargo, saber que mi hijo iba a venir pronto me motivó a hacer el duro trabajo inicial de crear plantillas, organigramas y listas de tareas. Para cuando llegó mi hijo, todo estaba en su sitio y pude terminar mi trabajo en mucho menos tiempo que antes.

(Como nota al margen, si estás considerando contratar a un asistente virtual, esto es lo que el mío me dijo después de leer este artículo: «Te uso como ejemplo cuando traigo nuevos clientes para decirles lo útil que es tener plantillas y sistemas configurados – no tienes idea de lo útil que ha sido todo esto desde el primer día que trabajamos juntos«. El trabajo inicial vale la pena!)

 

Había reconfigurado cómo lo hacía todo. Ahora podía hacer 5 horas de trabajo en un período de tiempo mucho más corto, a veces de tan sólo una.

Lo asombroso es que ahora que mi hijo tiene un año de edad, hemos terminado la fase de la baja por maternidad y paternidad, y estoy cosechando las recompensas de esta innovación de repensamiento. Todavía puedo hacer mucho más trabajo en menos tiempo, pero ahora que mi esposa y yo estamos más en la onda de ser padres, puedo usar ese tiempo extra en otras tareas de alto valor. También puedo pasar más tiempo con mi mujer e hijo de lo que lo hubiera hecho de otra manera porque tengo esa libertad y ese tiempo.

Esa motivación inicial terminó teniendo un beneficio a muy largo plazo. Este fue mi momento «ajá»:

Para hacer más con menos, debemos responder replanteándonos cómo hacemos lo que hacemos actualmente. No podemos seguir añadiendo más y más cosas.

 

Probablemente te sientas como si te pidieran constantemente que hagas más y más. Si haces todo de la misma manera y añades más, es una adición directa. Por ejemplo, si actualmente estás haciendo 40 horas de trabajo a la semana y de repente te dan 5 horas más, si haces todo de la misma manera terminarás con 45 horas de trabajo.

Sin embargo, si haces 40 horas de trabajo y te sobrevienen 5 horas más de trabajo, si dedicas algo de tiempo y esfuerzo a repensar cómo hacer esas 40 horas, hazlo más eficiente y bájalo a 34 horas, de modo que esas 5 horas extra hará que te quedes en 39 horas.

 

¿ESTÁS LISTO PARA RESPONDER REPENSANDO?

Cuando se añaden cosas nuevas a tu plato, cuando se te pide que hagas más, ¿vuelves a tu rutina de añadirte horas extra de trabajo y te limitas a quejarte y estresarte porque se te pide que hagas más y más, o das un paso atrás, reconsideras cómo reaccionas y cambias la forma en que haces esas cosas para hacerlas de una forma más eficiente?

Si trabajas por cuenta propia como yo, es lo más fácil de todo. Sólo necesitas tener la disciplina para dar un paso atrás y rehacer algunas cosas.

Si trabajas por cuenta ajena, esto es un poco más difícil. Echa un vistazo a lo que puedes controlar y ajustar. ¿Puedes controlar lo que haces? ¿Puedes sacar algunas cosas de tu plato teniendo a alguien más calificado para hacerlo? ¿Puedes cambiar cuándo trabajas? ¿Puedes venir un poco más temprano para tener un tiempo de silencio ininterrumpido en el que puedas hacer en una hora cosas que te hubieran llevado tres horas durante el día? ¿Puedes cambiar el lugar de trabajo? ¿Puedes ir a una sala de reuniones de la que nadie sabe nada para poder concentrarte de verdad? Acuérdalo con tu jefe, echa un vistazo a tu horario, y haz lo que puedas.

Puedes usar esto también en tu vida personal para ser más eficiente y crear más tiempo para las cosas que importan. ¿Puedes cambiar tu rutina matutina o de fin de semana? ¿Se puede contratar a una niñera periódicamente? Incluso podrías hacer algo tan simple como configurar el pago de facturas del coche si no lo has hecho. Los pequeños pasos se suman para hacer un gran cambio.

Si te sientes abrumado por tener que hacer más y más con menos y menos, responde a esos nuevos elementos replanteándote cómo estás haciendo ahora todo.

¡Me encantaría saber de ti!

Si tienes una historia o experiencia de responder repensando de una manera que te ayudó a hacer más con menos, ¡me encantaría oír hablar de ello! Publica en los comentarios de abajo, o, si lo prefieres, ¡envíame un correo electrónico! Me encantaría compilar las respuestas en un post de seguimiento con ejemplos de los que todos podamos aprender. (N. del T. : las experiencias que se manden a este blog las reenviaré traducidas al inglés a Avis Parashar).

 

AUTOR
Avis Parashar es un presentador humorístico y conferenciante sobre el cambio en las organizaciones

IMAGEN: se corresponde con la del artículo original, y es de Alan Cleaver

 

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